裏方として社内のさまざまな業務を行う総務は、業務の幅が広く人員が足りないということも珍しくありません。1人で請け負う業務が多いと、従業員のモチベーション低下やミスが多くなるなどの問題が生じやすくなります。 このような課題を解決するためには、アウトソーシングの利用を検討しましょう。委託する際には、メリットやデメリットをしっかりと理解して検討することが重要です。今回はおすすめのサービスや利用のポイントを解説します。
目次
総務の業務をアウトソーシングすべき理由
どのような会社でも非常に重要な役割を担っている総務ですが、アウトソーシングすべき理由はいくつかあります。まずは、総務についての課題について理解を深めましょう。
業務が広範囲にわたるから
総務の業務内容は幅広く、受付業務や社外の広報活動、書類の作成など多岐にわたります。会社の規模によっては、部署が決まっていないような細かな業務を一貫して総務が担当しているケースも少なくありません。 在庫管理や給与計算など、専門性の少ない業務はアウトソーシングを活用することで、そのほかの業務に集中できます。たくさんの業務から、人的要因のある重要な業務のみこなせるようになれば、スムーズに進められるでしょう。
人手不足が深刻だから
総務に限ったことではありませんが、国内では人材の獲得競争が激しさを増しています。深刻な人手不足は少子高齢化が主な原因です。 とくに総務の場合は、作業量が非常に多く重要な部署でありながら、少ない人数で任されることが多くあります。人手は、会社に直接利益をもたらす営業などが優先されやすく、人数は変わらず、業務だけが増えてしまうケースも少なくありません。
的確な評価を得にくいから
総務の仕事は、達成する目標などの目安がないため、評価を得られにくい特徴があります。会社にとって重要な部署ですが、総務は従業員のサポート的な存在です。 実績を分かりやすくするのは非常に難しく、評価をする側もどのような点を考慮すればいいのか難しいといえます。従業員のモチベーション低下にもつながるため、仕事の評価を正しく得られないのは、総務における大きな課題のひとつです。
業務が属人化しやすいから
会社の規模によっては、さまざまな業務を一括して総務が担っている場合があります。その際、業務量に反して人数が少ないということも少なくありません。 人数が少なければ1人が担当する業務量も多くなり、周りのサポートを受けられない状態で進めることが多くなります。特定の業務に関してこの担当者しか把握できていない状態となり、属人化しやすいといえるでしょう。
周りと情報共有できなければ、もしも担当者が急な不在となった場合、業務がストップしてしまいます。業務を効率よく回すためには、アウトソーシングに頼れるところは頼って、属人化のリスクを避けることが大切です。
アウトソーシングできる総務の業務
総務業務のうち、アウトソーシングできるものはたくさんあります。委託することで余裕が生まれ、今までよりも円滑に業務が進められるでしょう。ここでは、主な5つをご紹介します。
労務管理
従業員の職場環境を管理する業務を労務管理といいます。保険の手続きや勤怠管理、契約書の作成などが主な仕事です。効率的に管理して生産性を向上させるのが目的です。 従業員の管理をするため、人事管理と一緒になって業務を進めるケースが多いでしょう。個人情報の管理など重要な情報を扱うため、セキュリティ面には十分に気を配らなければなりません。セキュリティが充実しているアウトソーシングを活用すれば、円滑に進められます。
庶務
従業員が働きやすいようサポートをするのが主な仕事です。業務内容は、業種によっても異なりますが、伝票処理や備品管理、データ入力など幅が広いです。 総務は組織全体のサポート役が多いですが、庶務は総務の業務より内容が細分化されており部署ごとのサポート役といえるでしょう。電話やメール対応、データや資料のファイリングなど、アウトソーシングを活用できる業務がたくさんあります。
経営管理
会社のお金の管理をするのが主な仕事です。従業員の給与計算や帳簿の管理、決算書の作成等を行います。お金の管理は、会社を運営していくためには非常に重要です。 金銭の流れを分かりやすく見えるようにして、経営のさまざまな課題を改善していく役割を担っています。裏方仕事と捉えられることも多いですが、経営判断に大きな影響を与える重要な部署といえるでしょう。
IT支援
ホームページの更新など、IT支援も総務の業務に含まれます。現在のホームページやSNSは、会社の情報を発信するには必要不可欠な存在です。そのため、総務ではホームページの更新や問い合わせの対応なども行います。 情報が更新されていなければ、この会社は大丈夫かなと不信感を持たれたり、イメージが悪くなったりすることもあります。しかし、ITスキルが必要となるため、WEBサイトの構築や管理はそう簡単ではありません。
情報を更新するだけでなく、新しいコンテンツを追加する場合などは、さらに時間を要します。IT支援に関連するアウトソーシングは多数あるので、作業を据えてお任せすることで、ほかの業務に集中できます。
総務の業務をアウトソーシングするメリット・デメリット
アウトソーシングを活用する際は、メリットとデメリットのどちらもよく理解しておかなければなりません。業務の効率化が期待できる一方で、費用がかかる可能性もあるからです。ここでは、メリットとデメリットのそれぞれを解説します。
業務をアウトソーシングするメリット
アウトソーシングで得られるメリットは、主に4つです。利用を検討する前にメリットもしっかりと確認しておきましょう。
コストが削減できる
まず一つ目は、コストの削減が可能です。コストとは、人件費の削減だけではありません。業務の効率化が上がったり固定費が抑えられたりと、さまざまな要素が含まれます。 アウトソーシングには専門性があるため、自社で行うよりも無駄なく進められます。そのため、余分な時間がかからず業務の効率が上がるでしょう。
そのほか、人材育成に費やしているコストがあれば、研修などをアウトソーシングにすることで解消されます。また、法改正によって業務を見直さなければならないケースでも、システム関連をすべてアウトソーシングにすればスムーズに変更でき、固定費の削減にもつながります。
専門のノウハウが活用できる
専門性のある技術やコツを活用することも可能です。アウトソーシングでは、自社よりも専門的に業務を行っているため、知見や技術が豊富にあります。自社だけの対応では、知り得なかった知識や技術などを習得できるいい機会になる点が魅力です。 そのノウハウを活かしてさまざまなアドバイスをもらえることもあり、自社で進めるよりももっと高度な技術やコツを活用できるチャンスがあるといえるでしょう。業務内容にもよりますが、充実したデータベースへアクセスできることもあり、専門のノウハウが活用できれば、業務全体のクオリティをあげることにもつながります。
日常の業務に集中できる
日々の業務に集中できる点も大きなメリットのひとつです。総務では、業務内容が幅広いため常に作業に追われているという状況も少なくありません。 業務の中でも複雑なものや自社で判断する必要があるものなどは残し、そのほかをアウトソーシングできれば、作業効率が上がり業務に集中できる時間が増えるでしょう。業務にしっかりと集中できればミスも防ぎやすくなり、修正などの時間を減らせます。
そのほか、業務の改善や新たな取り組みといったことにも使える時間が増えます。日々の業務に集中できるだけでなく、良好な職場環境へと変化していきやすくなるでしょう。
組織の健全化が実現できる
会社を長生きさせるためには、組織と個人がしっかりとつながっていることが大切です。会社の規模が大きくなれば、従業員や部署が増えていきますが、目標や価値の共有が難しくなります。 組織だけがどんどんと先に進んでしまっては、会社全体が円滑に回らなくなり、従業員である個人と良好な関係を築きにくくなります。このような状況を改善するために、定型業務はアウトソーシングを活用しましょう。間接業務を減らせれば、組織の健全化が実現しやすくなります。
業務をアウトソーシングするデメリット
メリットの多いアウトソーシングの活用ですが、デメリットがないわけではありません。メリットと同様にデメリットも確認してから、活用を検討しましょう。
社内にノウハウが蓄積しない
社内にノウハウが蓄積しないデメリットがあります。アウトソーシングを活用すれば、その業務をする従業員が必要ではなくなるからです。
業務が減るため負担は少なくなりますが、実際に作業できないためその技術やコツを吸収する機会を失うことになります。経験が積めなければ、今後入社する従業員へも伝えることもできません。 しかし、プロであるアウトソーシングの企業から知識や技術を学んで身につけられるチャンスでもあります。すべてを任すだけでなく、運用について共有してもらうことで解消できる課題です。
そのためには、定期的に報告してもらえる環境づくりが重要となります。契約の段階で話し合いをして決めておくようにしましょう。
費用がかかる
サービスやツールを導入しても、標準化しにくく逆に費用がかかってしまうケースも少なくありません。アウトソーシングの活用は、コスト削減に役立つととらえられがちですが、費用対効果が悪化してしまう場合も十分考えられます。 導入すれば一時的に費用がかかってしまうのは当然ですが、費用対効果があれば、一定期間を過ぎれば導入時にかかった費用を回収できます。しかし、会社によっては、特有の作業や流れがある場合も少なくありません。
アウトソーシングを活用していても特有の流れは変えられず、業務フローが定着せず、逆に費用がかかってしまうというケースもあります。少し複雑になっても、標準化することをメインとして考えてくれる、アウトソーシング会社へ依頼することが重要です。
情報漏洩のリスクがある
情報漏洩のリスクがある点は大きなデメリットといえるでしょう。従業員の個人情報や顧客名簿など、重要な情報が多くあります。 アウトソーシングを活用する場合、少なからず社内の情報を外部へ出さなければなりません。依頼先のセキュリティレベルはしっかりと確認しましょう。
情報が漏洩してしまっては大きな損害を被ることになります。セキュリティに関する確認だけでなく、どの情報をどう扱うのかをしっかりと確認することが重要です。
業務フローが複雑になる
業務が複雑になる可能性もあります。外部との情報交換などが今まで以上に増えるからです。また、業務の一部のみをアウトソーシングにすることで、全体の流れを正確に把握しづらくなるなどの支障が生じることも少なくありません。 複雑にならないよう細やかな業務報告があり、何か問題があればすぐに対応してくれるところを選択するようにしてください。業務の効率化のために活用したはずが、逆に非効率になってしまったということがないように、依頼する企業はしっかりと見極めましょう。
担当者のモチベーションが下がる
めったにないことですが、会社の軸となる部分の業務をアウトソーシングして、従業員のモチベーションが下がってしまうといったケースがあります。アウトソーシングの活用を検討する際は、業務の洗い出しをしっかりと行い、どの部分を外部に任せるかを考えなければなりません。 簡単な書類作成や伝票管理などの定型化しやすい業務や再現性の高い業務はアウトソーシングを活用しましょう。一方で、定型化できず再現性の低い業務や、直接会社への利益を生み出しやすい業務は従業員に任せるべきです。
また、外部に依頼することで社内におけるメリットの部分を全員に共有することも大切です。人数に見合った業務量や仕事のしやすい環境づくりができれば、従業員のモチベーションもアップします。やる気を損なうような活用の仕方は行わないように十分注意しましょう。
アウトソーシングを利用する際の費用相場
アウトソーシングの費用は、内容によって異なります。ここでは、月額や稼動別の費用相場を3つご紹介します。
月額固定制の料金相場
決まった費用を支払いたい場合は、月額固定制を選択しましょう。あらかじめ毎月の費用がわかっているので、追加の費用が発生することはありません。 固定の金額なので、経費の見通しもしやすくなります。費用の相場は、1人の時給が3,000円前後となります。月で計算すると40万円前後ですが、依頼する会社によっても異なるので注意してください。
少しでも月額固定費を抑えたい場合は、事務のアウトソーシングなどは個人で行っているところもあるので、選択肢に入れてみるのもおすすめです。
従量制の料金相場
従量制の料金設定になっているところもあります。従量制は月額以外に、稼働した時間などで費用が異なる料金体系です。初めから単価や時給の設定があり、月計算でどのくらいの時間を要して処理を行ったかで毎月の費用を計算しています。 たとえば、１枚500円の書類作成を月に100枚お願いした場合の費用は50,000円など、依頼内容に応じて費用が異なります。月額とは違い、稼働分に対して支払いをするため、無駄なく費用を使えるでしょう。
スポット利用の料金相場
一定の期間のみアウトソーシングを依頼して支払う料金体系をスポット利用といいます。従量制の計算と似ており、利用した分だけ必要がかかる計算方法です。 忙しい時期だけ依頼できるため、コスト面の調整がしやすい点が特徴といえるでしょう。たとえば、給与計算を依頼した場合は、一人当たり1,500円ほどです。ただし、作業量が多く、依頼していた期間に終わらないというケースも少なくありません。
このような場合は、自社で対応しなければならない部分が出てきてしまいます。依頼の際は、期間と作業量をしっかりと確認することが重要です。
総務の業務をアウトソーシングする際の注意点
アウトソーシングを活用する場合、注意しなければならないこともいくつかあります。上手に活用して業務の負担を少しでも軽くしましょう。
アウトソーシングする目的を明確にする
なぜ依頼するのかという目的を明確にすることが重要です。しっかりとした目的を持つことで、自社に合った依頼先を選択できます。明確になっていない場合は、活用してもうまくいかなかった、思うような効果がなかったということにもなりかねません。 活用する目的を明確にするには、業務のすべてを可視化して、外部に託す部分をきちんと見極める必要があります。また、専門性を持ったアウトソーシング会社でも、依頼の内容などは細かく指定することも重要です。
依頼先によって目的やルールに違いがあるため、細かな部分まで指定しなければ十分に能力や実力を発揮できないからです。依頼した会社側は、活用する目的を社内全体でしっかりと共有できれば、スムーズに進められるでしょう。
情報共有の体制を整える
情報共有の体制を整えることも忘れてはなりません。アウトソーシングを活用すればさまざまなメリットがありますが、外部へ委託するため技術やコツが社内に蓄積されにくくなります。 情報共有の体制が整っていなければ起こりうる問題ですが、定期的に情報を共有できれば社内でも業務について知る機会が増えるでしょう。アウトソーシングを利用しても、どのような流れで業務を行っているかなど、情報を確認できる機会があれば社内でも技術や知識を深められます。
委託先と詳細な取り決めをする
アウトソーシングを活用する前に、委託先と業務の範囲や契約についての取り決めをしっかりと行うようにしましょう。取り決めが曖昧であれば、トラブルが起こる可能性が高くなります。 何かあった時にどちらが責任を負うのか、自社で行う業務との線引きなど、細かいところまでしっかりと確認しておきましょう。
社員が個人で利用できるおすすめサービス
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まとめ
総務の人手が足りていなかったり業務の量が多かったりと、効率的に進められていないという会社は多くあります。さまざまな課題を解決するために、一部の業務は外部にお任せするアウトソーシングの活用も視野に入れてみましょう。 サイバーネットが提供している「PRINTBAHNⅡ」では、簡単に操作するだけで名刺の発注が可能です。業務に追われて名刺作成まで手が回らないという場合には、ぜひご利用ください。
