名刺交換にはマナーがありますが、正しく実践できているのか不安に感じている人も多いでしょう。ちょっとしたことで相手に不快な思いをさせてしまうこともあるので、社会人であればきちんとマナーの勉強をしましょう。
今回の記事では、名刺交換で押さえておくべきマナー、役職の序列、名刺交換で気を付けるべき5つのポイントについてご紹介します。自分のマナーに自信がない方は、ぜひ参考にしてください。
目次
名刺交換で押さえておくべきポイントは5つ
これまでビジネスマナーを学ぶ機会がなく、どのように名刺交換を行うのが正解なのか分からない方も少なくありません。
名刺交換は、互いの名刺を交換して挨拶を交わす行為ではありますが、そこには気を付けるべきことがあります。
名刺交換を行う際に注意すべきポイントは
●役職の序列
●名刺を渡す順番
●名刺の渡し方
●名刺の受け取り方
●名刺の保管方法
の5つです。
以下で詳しく解説します。
役職の序列
会社に所属する人達には、それぞれ役職というものが付与されることが少なくありません。この役職には序列があり、名刺交換を行う際はこの序列が重要になってきます。
以前までは、社長、部長、課長、係長といった役職が主流でしたが、今ではCEO、マネージャー、チームリーダー、班長など、さまざまな肩書が使われようになりました。そのため、肩書だけを聞いても序列関係がピンとこないことが多々あります。
そこで、以下では6つの役職がどのようなポジションにいるのかを説明します。ただし会社によっては必ずしも序列が以下の通りになるとは限りません。
1. 代表取締役
代表取締役は、株式会社の代表を指す言葉です。社長や代表取締役社長というのも同じ地位であると考えます。
2. 取締役会長
取締役社長は、会社の最高責任者のことで、取締役社長が退任後にこの取締役会長の地位に就くことが大半です。理事長や顧問などもこれと近い意味合いを持ちます。
3. 取締役
取締役は、会社経営の権限を持つものの、代表権を有しない点では代表取締役と異なります。副社長や専務取締役などもこれと似たような役職と考えます。
4. 部長
部長は、会社の一部署のトップを務める人を指します。なお、部署の下には、課や室といったまとまりがあります。ゼネラルマネージャーも部長を同じような地位と考えます。
5. 課長
課長は、その名から分かるように課をまとめる人を指します。中間管理職的な立場で、室長やマネージャーなども課長に近い役職です。
6. 係長
係長は、係をまとめる立場にある人のことで、管理職の中で1番最下層を取り仕切ります。班長やリーダーというのも係長と同じような役職です。
名刺交換の順番は立場が上の人からが基本
名刺交換は、原則立場が上の人から行うのがマナーです。
挨拶を交わして名乗るのは立場の低い人から行います。
立場が上かどうかは、会社に出向く方なのか、それとも迎え入れる方なのかによっても変わります。基本的に、相手先の会社に赴く場合は、訪問した側から先に名乗りましょう。
渡す名刺のレイアウトは統一させましょう。
渡す名刺のレイアウトは統一させましょう。
役職の位置が人によって異なっていませんか？同じ部署名なのに改行位置が違っていたりしませんか？統一性のある名刺で交換した方が企業として好印象を相手にもっていただけます。簡易的に統一性のもった名刺にする為、WEB発注システムを利用する企業が増加しています。
名刺を交換する際に気を付けるべきことは4つ
名刺交換の際に気を付けるべきことを4つ解説します。
1. 名刺の向きと持ち方
名刺を相手に渡す際は、受け取り手からどう見えるのかという点を意識しましょう。
とくに注意する点は、名刺の向きと持ち方です。
名刺の向きは相手の立場に立って考える
自分視点で考えていると、ついつい自分が見やすい状態で名刺を渡してしまいがちです。しかし、自分に向いた状態で渡してしまうと、相手が手に取ったときに名刺が逆さになってしまいます。
これでは名刺の字が読みにくいばかりか、相手に名刺の向きを変えるという動作を強いることになってしまい、とても不親切です。
きちんと相手の向きに合わせて渡すようにしましょう。
名刺は両端を持つ
名刺の向きを気にかけている人は多いですが、持ち方にまで気を配れている人は少ないため、注意が必要です。
名刺は両手でなるべく端の部分を持つのが鉄則です。端の部分を持つと、名刺の文字が指で隠れずに相手の目に届きます。これにより、相手側が一目で名前や肩書、所属会社などを確認できるのでとても親切です。
2. 名刺は専用のケースから取り出す
名刺をポケットや財布から出すと、少しずさんな印象を与えます。名刺は専用のケースに保管をして、名刺交換をする際はケースから出して渡すようにしましょう。
3. 名刺を渡す際は一声かける
名刺を渡す際は、名前を名乗って挨拶しながら渡すとよいでしょう。無言で渡すと不愛想な印象を与えるので気を付けましょう。先に相手から名刺を受け取った場合は「申し遅れました」と一言添えると好印象を与えます。
4. 名刺を受け取る際も挨拶は忘れずに！
名刺を渡すときと同様、受け取る際も一声「頂戴します」と述べましょう。また、名刺の文字が隠れないよう両端を持つのも、渡す場合と同じです。
社会人であるのならば、きちんとマナーを身に付けよう
名刺交換で気を付けるべきことや役職の序列についてご紹介しました。ビジネスの現場では、最低限守るべきマナーがあり、名刺交換に関するマナーは社会人であれば必ず身に付けておくべきです。
マナーは相手を思いやる心から生まれるものです。相手と良好な関係を築きたいのであれば、ぜひこの機会に名刺交換のマナーをマスターしてください。
