名刺交換の正しいマナーを把握して、恥ずかしくない取引をスタートさせましょう。
名刺には自分の氏名だけでなく、会社名や役職、連絡先などの大切な情報がたくさん記載されています。
このような名刺を相手に渡す、または受け取るということは、ビジネスシーンにおいては非常に重要です。
美しい所作で名刺交換ができればあなたの印象は良くなります。
反対にマナーを守れていなければ悪い印象を与えてしまいます。
今回は、名刺交換でつまずかないために、基本的なマナーについてご紹介いたします。
名刺の渡し方の基本的なステップ
まずは名刺交換の基本的なステップをご紹介いたします。
基本的な事柄はビジネスマンであれば誰でも知っているため、違う行動をすると相手に不信感を抱かれる原因にもなってしまいます。
スムーズな所作で名刺を交換できるようにしていきましょう。
名刺を名刺入れから出す
名刺交換の場面になったら、スムーズに名刺を交換できるよう、名刺入れを取り出しましょう。
取り出しやすい場所に収納しておくことも大切です。
名刺入れを探してゴソゴソしたり、時間がかかってしまうのはNGです。
事前にきちんと空気を読み、相手のタイミングで名刺交換ができるようにしておきましょう。
名刺入れはすぐに取り出せるように
＊内ポケットに入れておく
＊カバンのポケットに入れておく
など、日頃からの準備が大切です。
相手に名刺を渡す
名刺を片手で持ち、片手を添えるようにして相手に名刺を差し出します。
このとき、名刺の向きは、相手から名刺の文字が読める向きにしましょう。
＊社名
＊部署名
＊氏名
を名乗ります。
社名を略したり、自分の苗字だけを伝えるのではなく、正式名称、フルネームを伝えることもマナーです。
相手も名刺を差し出している場合は、相手よりも低い位置に名刺を差し出すことで謙虚な気持ちを示すことができます。
相手が自分よりも上の立場である場合は、必ず相手よりも下に名刺を差し出すようにしましょう。
相手の名刺を受け取る
相手と名刺交換をする場合は、片手で名刺を受け取り、相手にも受け取ってもらい、その後すぐに空いた片手を名刺に添えます。
「頂戴いたします」などの一言を添えることでより丁寧な印象を与えることができます。
相手の名刺のデザインや、相手の名前の特徴などについて一言話すことで初対面の緊張感もやわらぎ、会話をスタートさせやすくなるでしょう。
名刺についての話をする際は、自分の胸よりも高い位置で名刺を持つようにしてください。
名刺はすぐにしまわない
受け取った名刺をすぐに名刺入れに入れてしまうのはあまりおすすめではありません。
テーブルがある場合は、テーブルの上に名刺入れを置き、さらにその上に名刺を置くようにするのがマナーです。
立っている場合は、名刺入れを持ち、その上に相手の名刺を置いたまま会話を続けるようにしましょう。
相手が名前を覚えてくれたら名刺をしまってもOKですが、基本的には相手のタイミングに合わせることをおすすめします。
名刺を名刺入れに入れるのは、会話を切りあげる、会議やミーティングが終わりに差し掛かっているというサインです。
渡す名刺のレイアウトは統一させましょう。
渡す名刺のレイアウトは統一させましょう。
役職の位置が人によって異なっていませんか？同じ部署名なのに改行位置が違っていたりしませんか？統一性のある名刺で交換した方が企業として好印象を相手にもっていただけます。簡易的に統一性のもった名刺にする為、WEB発注システムを利用する企業が増加しています。
名刺交換の際に気をつけたいポイント
名刺交換には細かなポイントがたくさんあります。
小さなことでも間違いがあれば相手にとってはあまりよくない印象を与えるかもしれません。しっかり準備していくようにしましょう。
名刺は素早く準備する
名刺を出すのにモタモタしていると、相手には仕事ができない人、と悪い印象を与えてしまいます。
ビジネスシーンでは初対面の印象は非常に大切です。
最初からスマートに名刺の用意ができていれば、より好印象を抱いてもらうことができるでしょう。
名刺交換の雰囲気になったら、すぐに名刺入れを準備するようにしてください。
挨拶に向かうときや、初対面の人がいるときなどは、ポケットに入れず最初から名刺入れを持っておいてもよいでしょう。
相手の目を見て必要な情報を伝える
名刺を渡すときには、社名、部署名、自分の氏名を名乗ることで好印象に繋がります。
このときに小さな声でボソボソと伝えたり、相手の目を見ずに伝えるのはやめておきましょう。
ゆっくり、はっきり、相手に名前を覚えてもらえるように、また相手の印象に残るように話すのがポイントです。
名刺交換の際に名前を覚えてもらうことができれば、今後の取引でも役に立つことがあるかもしれません。
相手よりも低い位置に名刺を出す
相手と名刺交換をする際は名刺を相手よりも低い位置に差し出すのが基本的なマナーです。
取引先、営業先、顧客など、名刺交換をする相手はさまざまですが、役職などに関わらずとりあえず相手の名刺より下に出す、ということは覚えておきましょう。
しかし、相手に余計に負担をかけたり手間取らせることがないように、場合によっては同じくらいの位置に出しても構いません。
スムーズに名刺交換ができるように、差し出す位置を見極めましょう。
右手で名刺を出し、左手で受け取る
相手から名刺を受け取るだけであれば両手で受け取ることがマナーですが、お互いに名刺を差し出している状況の場合は片手で受け取って構いません。
このときは、左手で受け取るようにしましょう。
相手も左手で名刺を受け取ってくれるので、お互いに右手がすぐ空きます。
名刺を受け取ってもらえたら、その後受け取った名刺に右手を添えて、名刺交換の完了です。
名刺を忘れたら「切らしている」と言う
名刺入れをいつでも持ち歩くことはビジネスマンの基本的なマナーですが、どうしても忘れてしまったとき、急な名刺交換があったときなどに対応できないことは希にあります。
そんなときは「名刺を忘れました」と素直に伝えるのではなく「名刺を切らしておりまして」と言うようにしましょう。
忘れたと言ってしまうと相手にあまりよい印象を与えられませんが、切らしているのであれば仕方ない、と思ってもらうことができます。
相手とまたやり取りをする機会があるのなら、その際に名刺を渡すようにしましょう。
なかなか対面する機会がない場合は、資料などと一緒に名刺を添付して郵送することをおすすめします。
キレイな名刺を用意しておく
名刺交換の際にはキレイな名刺を差し出すようにしましょう。
財布やポケットにそのまま名刺を入れていると名刺が折れたり、汚れたりしてボロボロになってしまいます。
また、財布やポケットから名刺を出すのはマナー違反です。
いつでもキレイに名刺を保管できるように、名刺入れを持つ習慣を身に付けるようにしましょう。
名刺交換をマスターしてビジネスをもっと円滑に
名刺交換の基本的なマナーをご紹介いたしました。
スムーズに名刺を準備する、名乗りつつ名刺を渡す、相手の名刺を受け取ったらすぐにしまわないなどの細かいマナーがあります。今後のためにもしっかり覚えておいてください。
名刺交換はビジネスシーンにおいては相手に与える印象を決定する重要な場面です。
スマートな名刺交換を行い、好印象を抱いてもらえるようにしておきましょう。
