名刺はビジネスに欠かせない存在ですが、1枚1枚の紙の名刺を自力で管理するのは骨が折れる作業でもあります。
管理が大変な名刺をデジタルデータ化して一括管理できる名刺管理システムは、働き方改革政策の注目が高まる中、導入する企業が増えてきています。
この記事では、名刺管理システムの導入によって得られるメリットや、その種類と選び方について紹介しています。
導入する前にチェックしてみてください。
名刺管理システムを導入するメリット
生産性の向上
働き方改革が経営課題となっている昨今ですが、実際には政府が理想とするような改革を成しえている企業が少ないのが現実です。
特に人手不足は多くの職場で深刻な問題となっており、働き方改革政策の柱の一つである従業員一人当たりの労働生産性の向上が急務となっています。
顧客との信頼関係を築きリピーターになってもらう経営手法のことを、CRMといいます。
Customer Relationship Managementの略で、顧客関係管理とも呼ばれます。
CRMの起点となるのは、顧客リストです。
システム化された顧客リストがあれば効率的な営業活動ができ、労働生産性の向上につながります。
さらに、メールやDM、年賀状などの送付の際も名刺管理システムならすぐに送り先の情報を探すことができ、手間がかかりません。
住所や氏名を手入力する必要がなく、業務の負担が減り、効率化を図れます。
全社的に人脈を共有できる
人脈を可視化し、社内で共有できます。
例えば「この企業のこの人物とのつながりを作りたい」と考えたとき、名刺管理システムがあると役立ちます。
すでに自社で他の部署の社員がつながりを作っていたり、近い人物とつながりがあったりすることが名刺管理システムによって情報を共有することができます。
こうした情報を事前に知ることで、スムーズな営業活動ができます。
出先でも名刺情報をチェックできる
PCだけではなく、タブレットやスマートフォンがあれば名刺管理システムにアクセスできることが多いです。
場所や時間を選ばず、名刺情報を確認することができます。
営業先への訪問の前にチェックするなど、出先での利用ができて便利です。
収納スペースが不要
名刺の情報をデータ化した後は、紙の名刺は不要になりますので収納場所も必要としません。
整理収納の手間も省けます。
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名刺管理システムの種類
クラウド型と買い取り型
名刺管理システムには、大きく分けて2種類あります。
運営会社のサーバでデータやシステムを管理するクラウド型と、自社のサーバで管理運営をする買い取り型です。
クラウド型のメリットは、自社のサーバが必要なく、専門的なメンテナンスも不要なため、導入しやすい点にあります。
このためクラウド型は、名刺管理システムが広く普及する一助となっています。
買い取り型のメリットは、外部のサーバに頼らないためセキュリティ面が強い点にあります。
名刺管理アプリも普及している
広く普及するクラウド型のシステムには、ソフトのほかに名刺管理アプリがあります。
このアプリには、法人向けと個人向けの2種類があり、それぞれ目的が異なります。
個人向けアプリは、管理のしやすさに重点を置いていて機能はシンプルです。
一方で法人向けアプリは社内で共有することを目的としています。
営業マン一人ひとりが集めた名刺を企業全体で所有するためのもので、一斉メール送信や営業接触記録などの機能があります。
働き方改革を進めたいと希望するなら、業務の効率化や生産性の向上が図れる法人向けアプリが良いでしょう。
名刺管理システムの選び方のポイント
機能と操作性
名刺管理システムの選び方の重要ポイントは、機能と操作性です。
日々の業務で使用するものですので、自社にとって使い勝手が良いものを選ぶことが大切です。
情報の表示の仕方や営業活動に役立つ機能の種類、別のシステムへの流用性などについてチェックしましょう。
正確性とスピード
名刺をデータ化する際の正確さやスピードも大切です。
データの取り込み精度やデータ反映にかかる日数について、各システムを比較しましょう。
データのスキャンの方法については、専用のスキャナで取り込むタイプやカメラで取り込むタイプなどがあります。
特に、スマートフォンのカメラでの取り込みに対応しているかどうかは大きなポイントです。
コスト
導入コストはシステムによって大きく異なります。
導入コストだけでなく、維持コストも考慮に入れて比較検討する必要があります。
管理する名刺の枚数を少なくする、オペレーターによるデータ補正サービスを利用しないなど、サービスの範囲を狭くすることで費用を抑えたパッケージも存在します。
まとめ
業務に役立つさまざまな機能を備えた名刺管理システムは、社員の負担を軽減し、職場の働きやすさにもつながる重要なツールのひとつとなっています。
名刺管理システムの導入を、自社での働き方改革の第一歩としてみませんか。
