名刺発注作業は、データ入力がとても手間ですよね。入力だけでも時間がかかりますが、ミスがないかチェックして、あれば訂正して最終チェックと、発注までの作業が膨大です。
エクセルならデータ入力は必要ですがその場で作成できるため、発注から配送までの期間は短縮できます。本記事では、エクセルでの名刺作成方法と作成時の注意点を解説します。また、手間なく高品質な名刺作成ができる方法も紹介していますので、参考にしてください。
目次
エクセルで名刺は作れる？
エクセルで名刺は作成できます。エクセルには名刺のテンプレートがあるため、一般的な名刺であれば初心者でも作成可能です。
エクセルには名刺のテンプレートがある
エクセルには名刺のテンプレートがあります。テンプレートもいくつか種類があるため、好みに合うテンプレートを選べます。
操作方法も簡単なため、初心者の方でもスムーズな作成が可能です。作成枚数が限られているなら、個人で作成してもさほど手間ではありません。
エクセルで名刺を作る方法
具体的なエクセルでの名刺作成方法を紹介します。手順や方法は、Microsoft Excelのバージョンによって異なる場合があります。
1.テンプレートを選ぶ 「ファイル」から「テンプレートから新規作成」を選び「名刺」を検索します。名刺サイズのテンプレート一覧が出てくるため、使用したいテンプレートを選択します。
2.サイズ設定 エクセルでの名刺サイズ設定は、ピクセルだと列幅約42.38×高さ約156です。一般の名刺サイズは55mm×91mmですが、エクセルではピクセルに換算する必要があります。ただし、ピクセル以外の単位を指定できる場合は、ミスを防ぐために「mm」でサイズ指定するのがおすすめです。
3.情報入力とレイアウト 編集画面にて印字したい情報を入力し、レイアウトします。テキストボックスで「社名・部署名・氏名・会社住所・電話番号・メールアドレス」を入力します。また、会社のロゴも挿入可能です。ロゴを入れたい場合は「挿入」から「図」を選び、画像ファイルを選択してレイアウトします。一度にA4用紙に10枚印刷できるため、コピー&ペーストして10枚分を作成します。
4.印刷して裁断 プリンターに名刺用紙をセットしたら印刷します。印刷後は1枚ずつになるように裁断して完成です。
差し込み印刷を利用すると便利！
複数人の名刺を印刷するなら差し込み印刷が便利です。通常の印刷だと、ひとり分の印刷が終われば、情報を書き換えて印刷する、このような手間がかかります。
しかし、文書の中に別のファイルデータを差し込んでおけば、複数人分でも自動作成が可能です。差し込み印刷を利用すれば、相手に合わせてカスタマイズできます。
エクセルで名刺を作る際の注意点
エクセルで名刺を作る際に気をつけたいポイントを紹介します。
用紙のサイズに注意する
名刺のサイズは一般サイズを選ぶようにしましょう。名刺サイズには種類があります。56mm×30mmの小型2号から89mm×51mmの欧米サイズまで、9サイズほどありますが、一般サイズは91mm×55mmの名刺4号です。
名刺入れなどは名刺4号サイズに合わせて作られていることが大半のため、一般的なサイズで作成するのがおすすめです。
ただ、最近では女性用として名刺4号の一回りほど小さい85mm×49mmの名刺3号サイズを利用するケースもあります。また、スーツのポケットに入れやすいよう、あえて小さいサイズの名刺を準備する場合もあります。
画像やロゴの解像度に注意する
画像やロゴを使用する場合は、解像度を意識しましょう。解像度とは、どれくらいの細かさで画素に分割されているかを単位あたりのピクセル数で表したものです。解像度が低いほど画像が粗くなり、高いほど細かくキレイに印刷できます。
名刺に画像やロゴを入れる場合は、解像度が高い画像、もしくはなるべく大きな画像を選ぶようにしましょう。
差し込みデータの確認を行う
差し込み印刷で使用する差し込みデータに間違いがないかは、必ず印刷前に確認しましょう。入力ミスがあると、修正した名刺だけ個別で印刷にかける必要が出てくるため、手間も時間もかかります。
必ず試し刷りを行う
一括印刷の前には必ず試し刷りして、サイズに誤りがないか確認しましょう。また、画像やロゴはパソコン上と見栄えが変わるため、試し刷りでキレイに表示されているかを確認するのがおすすめです。
試し刷りの段階で不具合があった場合は、すぐに修正して印刷し直せるため、最小限の手間で済みます。
エクセルで名刺を作るメリット・デメリット
名刺作成はエクセルを利用しての作成以外にも、外部発注する方法やシステムを利用する方法などもあります。エクセル作成のメリットとデメリットを把握して、どの方法が適切かを判断しましょう。
エクセルで名刺を作るメリット
エクセルでの名刺作成は、その場ですぐに用意できるメリット以外にも、情報漏洩リスクの少ないメリットがあります。
必要なときにすぐに作れる
名刺作成を外部発注する場合は、到着までに最低でも数日かかりますが、エクセルならその場ですぐに作成できます。また、作成料もかからないため、ローコストなところも魅力です。
「これから商談なのに名刺が切れている」となった場合も、エクセルなら商談に必要な枚数分の印刷にもすぐに対応できます。
情報漏洩のリスクが少ない
外部発注やシステムを利用しての作成は、外部にリストを渡したり外部にアクセスしたりする作業が必要になるため、情報漏洩リスクの懸念があります。しかし、エクセルでの名刺作成は外部とアクセスしないため、情報漏洩のリスクは最小限です。
少量の名刺でも作りやすい
エクセルなら少量から作成可能です。少量でも外部発注できますが、割高になってしまいます。コストを下げる場合は、100枚単位など、大量で依頼する必要があります。
「当日のイベントのみで使用する専用名刺を作りたい」となった場合は、エクセルがおすすめです。
エクセルで名刺を作るデメリット
名刺を手軽に作成できるエクセルですが、外部発注やシステム利用の方がいいケースもあります。エクセルで名刺を作成するデメリットを紹介します。
オリジナリティを出しにくい
エクセルの名刺テンプレートはバリエーションが限られているため、オリジナリティに欠けます。相手を選ばずに渡せる定番の名刺であればエクセルで十分ですが「個性を出したい」「印象に残る名刺を作りたい」となるなら、外部発注やシステムの利用がおすすめです。
チープな仕上がりになってしまう
エクセルの名刺テンプレートは無料で使用できるため、クオリティはさほど高くありません。競合相手と名刺を並べた場合、相手が外部発注やシステムで作成していたら、どうしても見劣りしてしまいます。
ほかと差をつける名刺を作りたい場合は、エクセルでの作成はおすすめできません。
データの入力・確認が必要
エクセルでの作成は、すべてこちらでデータを入力する必要があります。当然、ミスがないかの確認も自身で行うため、手間がかかります。また、名刺作成希望者を募る場合は、全員が情報を提出してくれるのを待つ必要もあるため、時間がかかるケースもあることを覚えておきましょう。
大量に作るとなるとコストがかかる
発注料金などのかからないところがメリットのエクセルですが、大量だとコストがかかることもあります。名刺作成には印刷後の裁断が必要です。一度に大量を裁断するなら裁断機が必要ですが、なければ購入しなければいけません。
簡単に高品質の名刺を作るには
高品質な名刺を簡単に作成したいなら、無料の名刺作成ツール・印刷会社に依頼・オンラインの名刺発注サービスを利用しましょう。
無料の名刺作成ツールを利用する
手軽に高品質な名刺を作成したいなら、無料の名刺作成ツールを使用しましょう。代表的なツールにCanvaがあります。Canvaはオンライで使える無料のグラフィックツールです。ドラッグとドロップの操作ができれば、誰でも簡単にデザインを作成できます。
Canvaの魅力はおしゃれなテンプレートが豊富なところです。無料で使えるテンプレートといえばチープなものが多いですが、Canvaのテンプレートは無料とは思えないクオリティの高いものが揃っています。
名刺作成ツールを利用するメリット
名刺作成ツールは完全オリジナルに近いクオリティで作成できるところがメリットです。エクセルのテンプレートは利用者も多く見慣れているため、新鮮さに欠けます。
しかし、名刺作成ツールはテンプレートであっても種類が豊富です。また、レイアウト変更できるものもあるため、少し手を加えればオリジナリティも出せます。
名刺作成ツールを利用するデメリット
名刺作成ツールは素材選びからレイアウトまですべて自分で行うため、作成に時間がかかる場合があります。パソコン操作に慣れている方であれば難しい作業ではありませんが、不慣れな方であればある程度の時間は必要です。
印刷会社に依頼する
仕上がりのクオリティを求めるなら印刷会社に依頼するのがおすすめです。名刺作成に関するすべての工程をお任せできるため、名刺の作成方法がわからない初心者の方でもクオリティの高い名刺を作れます。
印刷会社に依頼するメリット
印刷会社に依頼すると手間がかかりません。用紙の準備などもなく、高品質な名刺が完成します。また、印刷会社によっては、豊富な種類から紙質を選べて、細かなデザインの要望を伝えることもできるなど、こだわりの詰まった名刺作成が可能です。
印刷会社に依頼するデメリット
手間なく高品質な名刺が作れる反面、費用がかかるところがデメリットです。一般のプリンターで印刷するのとは違い印刷代も高く、配送料もかかります。また、印刷会社によっては最低受注枚数が多いところもあります。
オンラインの名刺発注サービスを利用する
手軽さとオリジナリティの両方を求めるなら、オンラインの名刺発注サービスの利用がおすすめです。オンラインの名刺発注サービスは、名刺作成がWeb上ですべて完結します。
名刺発注サービスを利用するメリット
オンライン上で完結できる名刺発注サービスは、発注まで短時間で完了するため、無駄な作業時間をカットできます。また、ソフトもいらず専門知識も必要ありません。使用したデータや発注履歴のダウンロードも可能なため、多くの社員の名刺管理も簡単です。
名刺発注サービスを利用するデメリット
サービスの利用にはパソコン操作が必要です。すべてを任せるのではなく、構築された専用サイトを利用して作成するため、一定の手間はかかります。しかし、個人でも発注できるなど利便性が高いサービスです。
名刺発注サービスを選ぶ際のポイント
名刺発注サービスはさまざまな企業が提供しています。サービスを選ぶ際は、以下の4つのポイントを意識して選びましょう。
実績が豊富なサービスを選ぶ
名刺発注サービスは信頼性の高い、実績が豊富なサービスを選びましょう。名刺作成には、社名・所属部署・個人名・連絡先などの個人情報が必要です。個人情報を預けるため、信頼性が不確かな業者は避けた方がいいでしょう。
信頼性が高いかどうかは、知人に利用者がいなければホームページだけでは分かりません。このような場合は、どれくらい営業しているのかの実績と、トラブルを起こした経歴がないかなどを参考にして選ぶのがおすすめです。
各種認証を取得しているサービスを選ぶ
認証取得しているかどうかも選ぶポイントにするといいでしょう。認証取得しているということは、取得に必要な基準をクリアしているということです。もし、興味のある業者の開業年数が少なく信頼性の判断が難しい場合は、認証取得の有無で判断しましょう。
適正価格で発注できるサービスを選ぶ
名刺作成コストを下げたくても、安すぎる価格で提供しているところはおすすめできません。名刺発注サービスはコストとサービスのバランスが取れたところがいいでしょう。相場より極端に安いところは、品質が満足できるものではない可能性があります。
印象に残りやすい高品質な名刺は、今後の業績に関わる可能性もあるので、適正価格で発注できるサービスを選ぶようにしましょう。
管理・発注がしやすいサービスを選ぶ
管理のしやすさ、発注のしやすさも選ぶポイントにしましょう。サービスを利用する目的は、名刺作成や管理の時間を短縮するためでもあるため、重要視したいポイントです。
データ管理は情報を一括で保存・変更できるようになっている、かつそのデータから直接発注できるシステムになっている、このようなところを選びましょう。
おすすめの名刺発注サービス
おすすめの名刺発注サービスは「PRINTBAHN Ⅱ」です。PRINTBAHN Ⅱは名刺発注フローを効率化して、無駄な作業時間とコストをカットできます。
2019年3月現在、3,600社の企業が利用している信頼の実績があり、安心のセキュリティサポートがあるところが特徴です。IPアドレスによるアクセス制御やパスワード有効期限の設定など、セキュリティ強化を徹底しています。
「個人情報の保護に関する法律を遵守するためにプライバシーポリシーを策定して「個人情報管理規則」を定め、2006年7月19日にプライバシーマークを取得しています。
ログインしてすぐに使える！
PRINTBAHN Ⅱの魅力のひとつは使いやすさです。ログインするだけですぐに使用できます。忙しい仕事中でもスピーディーに発注までできると、仕事の効率が上がります。
データ入力の手間がかからない
データ入力の手間が少ないところもPRINTBAHN Ⅱの魅力です。人事異動の時期や会社情報が変更になったときは、大量に名刺を刷り直す必要があります。一度に多くの名刺を発注する場合でも、PRINTBAHN Ⅱでは一括発注機能が利用できます。
最大100件まで一括プレビューし、一度に発注可能です。PRINTBAHN Ⅱを提供している「株式会社 サイバーネット」調べでは、100件分の発注も8分前後で実行可能です。
封筒や年賀状の印刷にも対応
PRINTBAHN Ⅱは名刺だけでなく、封筒や年賀状の印刷にも対応しています。名刺と同じフローで発注できるため、新たにフローを覚える必要もありません。これまで時間がかかっていた案内状の送付や新年の挨拶も、PRINTBAHN Ⅱであれば手間を大幅に削減できます。
名刺発注サービスのよくある質問
「株式会社 サイバーネット」に寄せられた、名刺発注サービスのよくある質問を紹介します。
Q.情報漏洩リスクはない？
PRINTBAHN Ⅱで依頼を受けた印刷や発送すべては、社内一括体制で行っています。外部の接触はないため情報漏洩リスクは少なく、外部に出すこともありません。
Q.納期はどれくらい？
当日の17:00までに発注されたものは、翌営業日に印刷から発送までスピーディに行っています。しかし、地域によっては中1営業日、もしくは中2営業日での納品となるため注意しましょう。
Q.運用開始までにかかる期間は？
運用開始までは、約1ヶ月かかります。運用開始までの流れは、以下のようになっています。
1.お問い合わせ 2.ヒアリング 3.見積りの提示 4.取引条件確定 5.名刺サンプル作成 期間は1週間～2週間程度 6.レイアウト確認 7.各種データの準備 フォーマットは準備されています 8.サイト構築 テンプレートは2週間～3週間ほどで作成 9.利用開始
Q.名刺用紙は選べる？
名刺の用紙は選べます。PRINTBAHN Ⅱでは8種類の用紙から選択可能です。
・マルチカメレオンホワイト きめ細やかな滑らかさが特徴で色の系統は白です。
・DK 古紙を含んだ再生紙で色の系統は白です。
・レーザーカメレオンクリーム 古紙を含んだ再生紙で色の系統はクリーム色です。
・マシュマロCoCホワイト 森林認証を取得している紙で色の系統は白です。
・マシュマロCoCナチュラル こちらも森林認証を取得している紙で色の系統はクリーム色です。
・ホワイトピーチケント 森林認証を取得しており、おりきめ細やかな質感のケント紙です。 色の系統は白です。
・抗菌紙 紙自体に抗菌剤を配合した紙で、高い印刷再現性も実現しています。
・LIMEX 石灰石から作られた新素材で、森林認証同様に環境に配慮した特殊紙です。 破れにくく水に強いのが特徴です。
これらの用紙は、常備紙として用意されています。
また、用紙の特殊加工も対応しています。エンボス加工・PP加工・角丸加工など対応可能です。
総務必見！業務効率化を実現する方法とおすすめサービスを紹介
総務必見！業務効率化を実現する方法とおすすめサービスを紹介
名刺作成に関する情報をご紹介しましたが、次にこちらでは、総務業務全般の効率化に焦点を当てて、総務の方々に役立つ業務効率化の方法やおすすめのサービスを紹介しますので、合わせてご覧ください。
まとめ
少量の名刺であれば、エクセルでの作成がおすすめです。テンプレートがあるため難しい操作も必要ありません、しかし、サイズやロゴの解像度をチェックしたりデータ入力したりと手間がかかります。また、チープな仕上がりになったりオリジナリティが出にくかったりと、品質まで求めるのは困難です。
手間なく高品質な名刺作成がしたいなら、PRINTBAHN Ⅱを利用しましょう。PRINTBAHN Ⅱは社員個人で発注することもできるため、総務の業務改善にもつながります。まずは、お問い合わせボタン、もしくはお電話でお問い合わせください。
