
名刺によるセキュリティトラブルを懸念する企業は、セキュリティレベルの高い名刺ソフトで適切なセキュリティ対策を行いましょう。本記事では名刺のセキュリティ課題や名刺管理のメリット、セキュリティレベルの高い名刺管理ツールを選ぶコツを紹介します。
名刺を管理する際にともなうセキュリティ課題
企業コンプライアンスの遵守が求められる昨今、名刺も個人情報の一つとして慎重に扱わなければなりません。
名刺の管理が不適切だった場合、どのようなセキュリティリスクがあるのでしょうか。名刺管理で懸念される課題を見ていきましょう。
1. サイバー攻撃のリスク
名刺データを自社サーバー内に保管している場合、サイバー攻撃によって流出してしまう恐れがあります。
悪意のある第三者の手に情報が渡れば、情報が悪用されたり公の場に晒されたりするリスクが生じるでしょう。
2. SNSとの連携
名刺管理ツールの中には、SNS機能を搭載しているものが多々あります。社員のインターネットリテラシーが低い場合、SNSが情報漏えいにつながる危険性があることを知りません。
社員が個人的にツールで名刺管理している場合、SNSから社員情報が漏れてしまう可能性もあります。
3. ヒューマンエラーによる削除・情報流出
名刺制作を外部に委託している場合、名刺情報はベンダーの管理下に置かれます。
セキュリティ意識の低いベンダーを選ぶと、情報の管理が行き届かない可能性もあるでしょう。
名刺データを全削除してしまったり、データの入ったUSBを紛失したりといったリスクが考えられます。
あるいはサイバー攻撃への備えがなく、名刺のデータが流出してしまうリスクもあるでしょう。
名刺管理をソフトで行うメリット
業務効率化が重視される昨今、企業の名刺管理をソフトで行う企業も増えています。名刺管理をソフトで行うとどのようなメリットが期待できるのかを見ていきましょう。
1. 情報漏えいリスクを軽減できる
名刺管理ソフトを提供するベンダーの多くは、個人情報を扱う上でのリスクを熟知しています。
適切なセキュリティ対策を行っているケースが多いため、名刺情報から個人情報が漏えいするリスクの軽減につながるでしょう。
2. 検索性が向上する
名刺管理ソフトは、名刺情報をクラウドサーバー上に一元管理します。全ての名刺情報は氏名や所属・属性などで検索・分類でき、紙の名刺のように1枚ずつめくって探す必要がありません。
欲しい情報はすぐにデバイス上に表示されるため、名刺管理ソフトの導入は業務効率向上につながります。
3. 顧客情報を共有しやすくなる
名刺管理ソフトがあれば、名刺情報と顧客情報を連動させることが可能です。必要な情報をクラウドサーバー上に格納すれば、部門・部署の枠を超えて全社員が必要な情報にアクセスできるようになります。
販売部門やマーケティング部門が取得した名刺が、新規顧客獲得のきっかけとなるケースもあります。営業部門が営業をかけるとき、名刺そのものが強みとなる可能性もあるでしょう。
セキュリティ対策が万全の名刺管理ツールを選ぶポイント
名刺管理ツールは、企業の労働生産性向上、業務効率アップに有益です。とはいえセキュリティ面をおろそかにすると、情報漏えいなどのリスクが高まるので注意しましょう。
セキュリティ対策が行き届いている名刺管理ツールを選ぶときのチェックすべきポイントを紹介します。
1. プライバシーマークを取得している
プライバシーマークとは、企業の個人情報保護体制が基準に達していると認められた場合に付与されるマークです。
審査は一般財団法人日本情報経済社会推進協会が行い、日本産業規格JIS Q 15001 個人情報保護マネジメントシステム-要求事項に基づいた基準、プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針に適合しているかどうかがチェックされます。
ツールのベンダーがプライバシーマークを取得している場合は、個人情報保護について適切な施策が取られていると判断してよいでしょう。
2. IPアドレス制限を設定できる
IPアドレス制限とは、登録・指定したIPアドレス以外からのアクセスを全てシャットアウトできる機能です。
IPアドレスを制限しておけば、特定の発信元からしか名刺情報にアクセスできなくなります。部外者や悪意のある第三者が不正アクセスを試みてもシャットアウトされるため、重要な情報もしっかりと保護できます。
3. データの送受信が暗号化されている
セキュリティ対策として、暗号化を導入しているベンダーがおすすめです。
名刺のデータはインターネットを介してベンダーとやり取りされます。このときデータを無加工で送ってしまうと、内容が丸見えです。悪意のある第三者に悪用されやすく、セキュリティリスクが高くなるでしょう。
暗号化技術を採用しているベンダーなら、情報をインターネットに乗せる時点で暗号化されます。万が一誰かにのぞかれたとしても、暗号鍵がない限りは復元されません。
大切な名刺情報も、安心してやり取りできます。
4. 全ての工程を1社のみで行っている
名刺管理ツールを選ぶときは、全ての工程が1社で完結されているかどうかをチェックしましょう。ベンダーによっては、名刺管理業務の一部を他のベンダーに再委託しているケースがあります。
ツールのベンダーのセキュリティ対策がしっかりしていたとしても、再委託先のベンダーのセキュリティ対策までは分かりません。情報をやり取りするうちに漏れたり紛失したりといったリスクは、必然的に上がるでしょう。
名刺管理のセキュリティ対策をしっかりと行おう
企業業務のデジタル化が進む中、名刺管理もツールで行う企業が増えています。ツールを使えば共有が容易・検索性が上がるなどのメリットがありますが、ツールを選ぶ際はセキュリティ面にも注目してみてください。
セキュリティ対策の甘い名刺管理ツールは、大切な個人情報が外部に漏れる・抜き取られるリスクがあります。そのため、プライバシーマークがある、IPアドレスを制限できるなどの対策を行っているベンダーを選択し、セキュリティ対策をしっかりと行ってください。