名刺交換はただ単に「挨拶」「社交辞令」ではなく、その後の関係を築くための第一歩です。
そのため、積極的に名刺交換したり、異業種交流会等に積極的に出席して様々な人と名刺交換するビジネスマンは珍しくありませんが、いくら名刺を交換しても、連絡する際に名刺が見つからなければ意味がありません。
つまり、名刺は交換そのものが目的なのではなく、いつでも連絡できる状態にしておくこと、つまりは「管理」が大切なのです。
名刺管理をすることで「いつでも」「すぐに」連絡を取れる状態に
交換した名刺をどのように管理するかで、ビジネスシーンが大きく変わります。
名刺交換の意義は「交換」そのものではなく、連絡先の確保です。いわば「交渉のためのチャンネル開設」が本当の目的であり、名刺交換の成果です。
しかし、せっかく交換したものの、名刺を紛失してしまえば連絡先を暗記していない限り自ら連絡をいれることはできません。せっかくの貴重な「連絡先」を失ってしまうことになります。
さらにはビジネスシーンは時には一分一秒を争うこともあります。連絡したい時にすぐに必要な名刺を取り出せず、名刺探しに時間がかかってしまってはビジネスのテンポを悪化させるだけではなく、場合によってはライバルに先を越されてしまう可能性もあります。
だからこそ、名刺をすぐに取り出せるよう「管理」することが大切なのです。
名刺管理能力もビジネスマンとして大切なスキル
職業によっては、日常的に名刺交換を行うケースもあります。交換した名刺が日に日に蓄積されていくと嘆いている人もいるでしょう。
暇な時に整理しようと思っても、なかなか時間が取れず、いつしか大量の名刺に悩まされ、整理をする気力がなくなってしまい、結局交換した名刺をうまく活用できない…では意味がありません。
つまり、名刺を適切に管理できる能力もビジネスマンとして大切なスキルなのです。
名刺を管理するためのポイントは「規則性」と「一目での理解度」
名刺管理というのは誰もが意識だけは持っていることでしょう。
しかし、実際に管理できているかとなると別問題。むしろ多くの方が名刺管理の方法で悩んでいるようです。
名刺管理のためのポイントは「規則性」と「一目で分かるか」です。以下で具体的に解説します。
自分でルールを作って順守すればある程度は分かりやすい
規則性とは、自分で決めたルールで良いのでしっかりと守ることです。
例えばあいうえお順でも良いでしょう。
相手の名前や会社など、あいうえお順を順守するだけで、名刺を探す際にどこにどの名刺があるのか見当がつきます。もし規則性が無い場合、名刺を探す際、毎回すべての名刺に目を通さなければなりません。
ある程度ルールを作り、ルールを順守することで分かりやすく管理ができるでしょう。ルールがあまりにも細かすぎると管理そのものが面倒に感じてしまいますので、匙加減の工夫も必要です。
毎回のように大きな負担を求められるような管理ルールではなく、手軽でありつつ、ある程度整理できるようなマイルールが求められます。
名刺を見て思い出せるかも大切！名刺にメモを残しておくと良い
名刺交換のシチュエーションも様々です。
一対一のシチュエーションであれば相手のこともある程度覚えているでしょう。しかし、名刺交換会、異業種交流会などで一度に多くの人と名刺交換すると、名刺を見ただけでは一体誰なのかよく分からないことも多々あるのではないでしょうか。
そのようなシチュエーションでは、もらった名刺にメモを残しておくのがおすすめです。もらった名刺にメモを書くのは失礼と思うかもしれませんが、交換した名刺を大切に扱っていたのにどのような相手なのか忘れてしまっては意味がありません。
メモは表面に書いておくと良いでしょう。裏面にメモを書くと、「ひっくり返す」という動作が必要になりますが、表面にメモを書いておくことで、一目で思い出すことができます。
名刺管理を徹底してビジネスの成功を目指そう
名刺交換以上に名刺管理が大切だと分かっていただけたのではないでしょうか。
名刺は交換することが目的ではなく、交換して「いずれやってくる機会」を生かすことが大切です。
そのためにも、来るべき日に備えて名刺を管理し、いつでも連絡を取れるよう万全の態勢を整えておくことが大切です。
「時は金なり」という言葉もあるように、交換した名刺を探す時間はお世辞にも「有意義な時間」とは言えないものです。名刺管理にも気を使い、ビジネスシーンに役立てていきましょう。
