社会人になると名刺交換の機会が増えます。
約半数のビジネスパーソンが、年間100枚以上の名刺をもらっていると回答しているというアンケート調査もあります。
年間100枚以上のペースで増え続ける名刺を管理するには、最適な方法で保管することが大切です。
そこで今回は、ビジネスで役立つ名刺の適切な管理・保管方法をまとめました。
目次
時間・手間・スペースなど…名刺の保管方法でよくある悩み
もらった名刺の保管方法は人によって異なりますが、カードホルダーなどに入れて管理している人は約7割で、残り3割の人は引き出しの中に乱雑にしまっているだけという調査結果もあります。
カードホルダーにしまっていると回答した人も、7割以上は順不同で保管しているため、名刺探しに手間と時間がかかることに悩んでいる方は全体の半数以上に上ります。
また、名刺の数に比例してカードホルダーやボックスの数も増えていくため、2割以上の人が「保管するスペースを減らしたい」と考えています。
そのほかにも、引き出しに乱雑にしまっていたら名刺をなくしてしまったという声もあり、保管方法を誤ったばかりにビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。
保管前にやっておきたい名刺の分別
社会人がこれまでもらった名刺の累計枚数は、20代で平均1,000枚、50代になると2倍以上の平均2,200枚以上に及ぶというデータもあります。
4桁もの名刺をすべて管理するのは困難です。まずは名刺の整理からスタートしましょう。
具体的には、自分にとって必要な名刺と、そうでない名刺に分別し、必要な名刺のみを保管します。
必要な名刺とそうでない名刺のボーダーラインは、現時点で連絡を取っている、または今後連絡を取る見込みがあるかどうかです。
後者は見極めが難しいところですが、名刺を手に取ったとき、相手の顔や会社をすぐに思い浮かべられた場合は、初対面で何らかのインスピレーションを感じた可能性があります。
今後、思わぬビジネスチャンスに発展することもあり得ますので、名刺は大切に保管しておいたほうがよいでしょう。
一方、数年前に名刺交換したものの、一度も連絡がない、または名前や社名を見ても誰からもらったかわからない場合は、今後もコンタクトを取る可能性は低いので、思い切って処分することをおすすめします。
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時間・手間・スペースの問題を解決！名刺の最適な保管方法3選
名刺の分別が終わったら、必要な名刺を最適な方法で保管しましょう。
名刺の保管方法は複数あります。名刺を管理するうえでどんなことに困っているのか、何を望んでいるのかを明確にしてから、自分にとってベストな保管方法を選びましょう。
ここでは、名刺の最適な保管方法を3つご紹介いたします。
複数の名刺ホルダーを使い分ける
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名刺ホルダーは、名刺の保管方法として最もスタンダードな手段のひとつですが、ニーズに応じて複数の名刺ホルダーを使い分けると利便性が向上します。
たとえば、普段よく使う名刺を保管するときは、卓上型の回転式名刺ホルダーを使用します。
スタンド式のホルダーに名刺を保管するためのスリーブがついており、名刺を回転させながらめくっていくことができます。
名刺は名前の頭文字ごとにインデックス管理できるため、必要な名刺をすぐに検索できます。
一方、使用頻度が低い名刺は、バインダー式やファイル式の名刺ホルダーで保管しましょう。
アルファベットでしか分別できない卓上型とは異なり、バインダー式やファイル式は好きなインデックスを作成できるため、自分の使い勝手に合わせてカテゴライズできます。
バインダーやファイルは持ち運びも容易なので、デスクで保管するものと、出先用の2種類を用意しておけば、シーンに応じて簡単に使い分けられます。
ノートで保管する
厚手の用紙を使ったノートを用意し、切り込みを入れて名刺を挟み込んだり、テープで貼ったりして管理する方法です。
余白をメモ書きに使用できるので、いつ・どこで・どんな人にもらったかなどの情報を記載しておけば、後で見返したときに必要な情報を思い出しやすくなります。
名刺ホルダーよりコストが安いところも魅力ですが、そのまま貼ると裏側が見えなくなってしまうため、名刺の片端だけテープで留める、切り込みに差し込んで着脱しやすくするなど、保管の仕方に工夫が必要です。
デジタル保管する
スキャナーやスマホのカメラアプリを使って名刺を撮影し、デジタルデータとして保管する方法です。
一度データとして取り込めば、元の名刺は不要になるため、保管場所に困る心配がありません。
データをスマホに出力すれば、出先でも簡単に名刺をチェックできるため、持ち運びにも適しています。
さらにクラウドサービスを利用すれば、社内で名刺データを共有できるため、ビジネスチャンスをつかみやすくなるという利点もあります。
一方で、スマホを落としたり、パソコンがクラッシュしたりすると、名刺データが失われる可能性があります。
とくに、スマホの場合は名刺から個人情報が流出するおそれがあるため、名刺データをクラウド上にバックアップしたうえで、セキュリティソフトの導入や操作ロックを怠らないようにしましょう。
名刺は便利なツールを利用して、正しい方法で保管しよう
ビジネスパーソンの多くの方は、年間平均100枚以上の名刺を交換しています。
適切な方法で保管しないと名刺探しに時間がかかったり、名刺を紛失したりするおそれがあります。
名刺の保管方法には、名刺ホルダーやノート、デジタル化などさまざまな手段があります。名刺の量やニーズ、活用シーンに合わせて複数の方法を上手に使い分けてみましょう。
