商談の場では、名刺交換のやり取りにおけるマナーがクライアントに与える印象を左右します。どれだけ魅力的な人柄であっても、マナーが不適切であれば相手に不快感を与えたり信頼を損ねたりする原因になるでしょう。
適切な受け取り方と管理方法をしっかりと身に付けておけば、ビジネスシーンで役に立つこと間違いありません。今回は、名刺をもらった際の正しい所作や管理方法について詳しくご紹介します。
名刺をもらったらすぐにやること
名刺をもらう際、どのような対応をすればよいのでしょうか。スムーズかつ失礼のない対応ができるように、正しい所作について解説します。
正しい名刺交換の流れ
名刺交換では、目下から目上の人に名刺を出すのが基本です。商談の場では年齢やポジションは関係なく、金銭の支払いをするほうが目上で、金銭を受け取るほうが目下となります。したがって、クライアントが目上となるのが一般的です。
座った状態やテーブル越しに名刺を交換するのはマナーに反するため、立った状態で行うことが望ましいです。まずは、クライアントから正面に見える向きにして、両手で名刺を持ちます。社名・氏名を名乗って挨拶をしてから、お渡ししましょう。
名刺を渡されたら、軽く一礼しながら「頂戴します」と、両手で受け取ります。胸よりも高い場所で名刺を確認し、相手の氏名やポジションなどに触れられると丁寧です。
名刺の内容を確認することで、氏名の読み間違いを防げます。また、会話のきっかけが増えることで、場の雰囲気が明るくなり、後の商談・話し合いが穏やかに進められるでしょう。
同じタイミングでお互いに交換する場合は、まず右手で自分の名刺を持ち、相手にお渡しします。同時に、相手の分を左手に所持した名刺入れの上でもらい、右手をそっと添えましょう。
目上の人から先に名刺を出された場合
通常、目下の人から名刺を出すのが礼儀ですが、ビジネスシーンでは目上の人から先に渡すケースがあります。先に渡されたら、まずはお礼を言って受け取り、すぐに「申し遅れました」と謝罪の言葉を述べてから自分の名刺を出しましょう。
イレギュラーな場面であっても、適切な対応をすることで相手に礼儀正しい印象を与えられます。ただし、状況によっては先にもらったほうが失礼にならないこともあるため、臨機応変に対応することが大切です。
もらった名刺の置き方
もらった名刺の扱い方を知っておくと、名刺交換で緊張することなく、後の商談を落ち着いて円滑に進められるでしょう。ここからは、もらった名刺の正しい置き方について3つのケース別に解説していきます。
テーブルがある場合
テーブルがある場合、会社におけるポジションが最も高い人の名刺を名刺入れの上に置いて、自分の左手側に出しておくのが礼儀です。名刺を重ねるのはマナーに反する行為であり、クライアントを不快にさせるおそれがあります。
そのため、何人かのクライアントから名刺をもらったら、名刺入れに置く分以外は受け取った順にテーブルに並べましょう。
また、相手の席順に合わせて名刺をテーブルに並べることで、会話中に相手の名前や役職を確認しやすくなります。これにより、スムーズに会話を進められる点もメリットだといえるでしょう。
名刺をしまうタイミングは、商談が無事に終わったときや世間話に移ったときです。基本的には、クライアントよりも早くしまうのはNGであることを頭に入れておくとよいでしょう。
立ち話の場合
立ち話中に名刺をもらったら、クライアントの氏名・ポジションなどを確認してから「失礼いたします」と一言添えて、速やかに名刺入れに収めましょう。収める前に氏名・ポジションなどを復唱すれば、十分内容を確認したことをアピールできるため理想的です。
名刺入れを忘れた場合
万が一名刺入れを忘れたら、正直に忘れたことをクライアントに伝え、商談の間は手元に名刺を置いておきます。きれいにプレスされたハンカチを持っていれば、ハンカチ上で受け取るのもひとつの方法としておすすめです。ただし、汚いハンカチは見苦しく、かえって失礼にあたるおそれがあるため気を付けましょう。
すぐに名刺を収める必要があるときは、手帳の内側や定期入れに丁寧に入れましょう。折り曲げたり無造作にしまったりせず、大事に扱っていることをアピールすることが大切です。
面接で名刺をもらったときのマナー
ビジネスシーン以外でも、面接時に名刺をもらうことがあります。面接は、自分のことを面接官に知ってもらい、採用してもらうための最初のステップです。
正しいマナーを身に付けて、自信を持って面接に臨みましょう。
転職面接時の名刺交換
転職するときの面接では、必ず名刺交換をするわけではありません。しかし、どこかの組織に属しながら転職活動をしている場合は、名刺を求められることがあります。そのため、名刺を渡すことに抵抗がない人は、常に持ち歩いておくと安心です。
面接の際もビジネスシーンと同様に、立った状態で名刺の受け渡しを行い、面接中は机上に出したままにします。面接官が数名いてそれぞれから一枚ずつもらった場合は、重ねずに、着席している順番に並べましょう。
無事に面接が終わり、荷物をまとめるタイミングで名刺をしまうのが礼儀です。名刺入れがない場合は、手帳の内側あるいは定期入れ、ファイルなどに丁寧にしまいます。
学生で名刺を持っていない場合
学生は名刺を持っていないことが多いため、交換せずに面接官から受け取るだけでも失礼にはなりません。一礼しながら、両手で丁寧に受け取ると好印象です。
記載された情報をもとに、面接後にお礼のメールを送るとより誠実な印象を与えられます。その際は、できるだけ早めに連絡をすることが大切です。遅くとも、翌日までには連絡するよう心がけましょう。
名刺をもらったときの効果的な管理方法
何年も社会人を続けていると、大量の名刺を所有することになります。適切に管理していないと、ビジネスチャンスや採用の機会を逃すことになりかねません。
有効に活用するために、効果的な管理の方法を3つご紹介します。
もらったときの情報をメモする
裏面にもらった日付や場所、要件をメモしておくと、相手がどのような人だったのか思い出しやすくなり、今後機会があるときに連絡を取りやすくなるでしょう。容姿や趣味、印象に残った話なども一緒にメモしておくと、実際に会ったときにスムーズに会話を進められ、ビジネスや採用のチャンスを広げられる可能性が高まります。
何度も商談や面接をしていると、それぞれの情報を忘れてしまうおそれがあるため、商談や面接が終わったら忘れないうちに情報を書き込むのがおすすめです。
必要な名刺を分別する
年に一度は整理をして、必要な名刺を分別しましょう。連絡を取り合っていたり今後連絡する可能性があったりするものは残し、名刺をもらってから一度も連絡していないものは処分することをおすすめします。
もらったもの全部を残すと莫大なスペースが必要であり、本当に必要な名刺を見つけにくくなるため、すべてを管理するのは至難の業です。残しておくか処分するかどうかの判断は難しいですが、名刺を見返したときに相手の顔が浮かぶなら、今後ビジネスにおいてポジティブな機会が訪れる可能性があるため残しておきましょう。
デジタルデータで保管する
デジタル化して管理する方法は、すぐに必要な情報を検索できるのがメリットです。紙の名刺が大量にある場合、特定の情報を見つけ出すには時間や手間がかかります。デジタル管理することで探す労力を減らせるため、ほかの業務や就職活動に専念できる時間を増やせるでしょう。
出先でも管理している名刺すべての情報を見られる点や、紙の名刺とは違って紛失するリスクがない点も大きなメリットです。また、情報を更新するのも簡単なため、クライアントのポジションが変わったときでもすぐに新しい情報に上書きできます。
いつでも正しい情報に更新できることで、相手からの信頼性を失わずに済みます。
こちらの記事では、Web名刺について解説しています。デジタル時代のスマートな名刺交換についても取り上げているため、ぜひあわせてご覧ください。
Web名刺って何？デジタル時代のスマートな名刺交換について詳しく解説！
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こちらの記事では、Web名刺について解説しています。使用するメリットやデメリット、名刺交換の方法や作成時のポイントも解説します。
まとめ
名刺をもらったら両手で受け取り、自分の左手側に置いておくのがマナーです。日付や会った場所、会話した内容などを名刺の裏にメモしておくと、次の機会に役立つ可能性があります。
大量の名刺を効率的に管理したい場合は、デジタル化しましょう。保管場所に困ることなく、いつでも情報をチェックできるのがメリットです。
プリントバーンのWEB名刺発注システムは、発注までの作業をすべてシステム画面上で完結でき、名刺発注にかかる作業時間を大幅に削減できます。CSVでのインポート・エクスポートにも対応しており、名刺の情報を変えたいときでも一括で変更可能です。
名刺のデジタル化をご検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。
