企業間でのやりとりに欠かせないツールの1つが名刺です。最近では顔合わせや商談などをオンラインで実施する場面が増えていることもあり、電子データ化されたデジタル名刺が使用されることがあります。
今回はデジタル名刺のメリットやデメリット、デジタル名刺を管理するツール選びのポイントを解説するので、参考にしてください。
デジタル名刺とは？
デジタル名刺とは、紙ではなく電子データ化された名刺のことをいい、電子名刺やオンライン名刺ともいいます。
データのやりとりによって名刺を提示できるため、オンラインで実施されるミーティングや商談でもプロフィールの交換ができるのが特徴です。
デジタル名刺のメリット5つ
デジタル名刺を使用すると、次のようなメリットがあります。
• 印刷コストが削減できる
• 名刺の作成・修正がすぐにできる
• 名刺を切らす心配がない
• オンライン会議でも名刺交換ができる
• 効率的に顧客情報の共有ができる
印刷コストが削減できる
デジタル名刺を使用するメリットの1つが、印刷コストを削減できる点です。
デジタル名刺は電子データのため、データ作成後にコストが発生することがありません。紙の名刺の場合は、名刺が少なくなった場合に印刷する必要があり、自分で印刷する場合でも、印刷会社に依頼する場合でも金銭的・時間的なコストが発生します。
また、上質な紙を使用したり、デザインに凝ったりしたもの作成する場合は、それなりに金額がかかりますし、急ぎで名刺の作成を依頼する場合は、その分のコストが上乗せされます。
デジタル名刺の導入により、紙の名刺を作成・管理する際に発生していたコストを削減できるのは大きなメリットでしょう。
名刺の作成・修正がすぐにできる
名刺の作成や内容の修正がすぐにできるのも、デジタル名刺のメリットです。
紙の名刺では、名刺データの作成や印刷会社の選定、紙の種類の選択、作成枚数の決定、見積もりの検討など、名刺が完成するまでのいくつかの順序を踏む必要があり、手元に名刺が届くまでに時間がかかります。
仮に内容の修正が必要な場合は、作成された名刺が無駄になり、修正後の完成品が届くまでにさらに時間がかかります。
デジタル名刺は電子データであるため、名刺の作成も修正もしやすく、完成後の名刺をすぐに使用可能です。
名刺を切らす心配がない
いざというときに名刺を切らす心配がないのもデジタル名刺を使用するメリットです。
デジタル名刺は電子データであるため、そもそも名刺を切らすという概念がありません。また、デバイスなどの保存しておけばいつでもどこでも使用できるため、商談の場などに持っていくのを忘れる心配もありません。
一方、紙の名刺の場合は、ミーティングや商談の場で相手の数だけ準備する必要です。状況によっては名刺が足りなくて渡せずに自己紹介ができないことがあります。
名刺交換のマナーを大切にしている企業との取引の場合、相手に良くない印象を与えることもあるでしょう。
オンライン会議でも名刺交換ができる
デジタル名刺を使用すると、オンラインでのミーティングや商談のように対面ではない現場でも名刺交換ができます。
最近では商談や打ち合わせ、会議など、顔合わせなどを対面ではなくオンラインで実施するケースが増加しています。デジタル名刺での名刺交換はオンライン上のデータのやりとりで行えるため、対面での名刺交換のマナーも必要ありません。
一方、紙の名刺ではオンラインでは交換できないため、初対面の相手に口頭で自己紹介するしかなく、後から名刺を郵送するなどの手間がかかることがあります。
効率的に顧客情報の共有ができる
デジタル名刺は顧客情報の管理や共有がしやすくなるのもメリットです。
名刺管理ツールを使用すれば、検索機能などを使って必要な名刺をすぐに探せる他、企業名や個人名、所在地なども確認しやすくなります。
また、従業員同士で名刺情報を共有しやすいため、仕事の引継ぎや人材の紹介も簡単に行えることに加え、ラベリング機能を使えば顧客リストを作りやすくなります。
さらに、クラウド化されている名刺管理ツールなら、外出先からでもスマートフォンなどでアクセス可能です。
一方、紙の名刺は名刺ホルダーなどに整理して保管する手間がかかる上、名刺を探しにくいというデメリットがあり、業務効率や生産性が低下する可能性もあります。
デジタル名刺のデメリット4つ
一方、デジタル名刺には次の4つのデメリットがあります。
• インターネット環境や電源がないときは使えない
• 相手がデジタル名刺を使っていない場合がある
• 情報管理を徹底しなければならない
• 名刺管理ツールを利用する際にはコストがかかる
インターネット環境や電源がないときは使えない
デジタル名刺は、インターネット環境や電源がない状況では使えないのがデメリットです。
デジタル名刺は電子データとなるため、オンラインでのネットワーク環境に影響されます。インターネットが使えない状況では、自身のデジタル名刺を使うことも、保存した名刺情報も確認することもできません。また、デバイスの電源が切れている場合も、デジタル名刺は使用できなくなります。
名刺が電子データ化している以上、インターネット環境が整っていること、デバイスが正常に作動することが使用時の前提条件となることを理解しておきましょう。
相手がデジタル名刺を使っていない場合がある
名刺交換の相手が、デジタル名刺を使っていない場合があるのもデメリットといえます。デジタル名刺が注目されたのは最近のことであり、現在でも紙の名刺を使用している会社の方が多いといえます。また、名刺交換でのやりとりを大切にしている企業もあるでしょう。
そのため、デジタル名刺が当然というスタンスで接した場合、相手が不快に感じる可能性があります。可能であれば、事前に名刺情報をどのように交換するのか確認するのが得策といえます。また、相手が紙の名刺を求める場合は、自己紹介に加えてメールなどで情報交換をしたり、後から紙の名刺を郵送したりするなどして対応しましょう。
情報管理を徹底しなければならない
紙の名刺でも情報管理が必要ですが、デジタル名刺の場合はより一層管理を徹底する必要があります。電子データは情報漏洩が発生した場合の影響が大きく、オンライン上でデータが流出した際は、世界中に相手の個人情報が広がる可能性があるからです。
仮に、企業が管理しているデジタル名刺のデータが漏洩した場合、大問題になるケースもあるため名刺データの取扱いに十分な注意が必要でしょう。
名刺管理ツールを利用する際にはコストがかかる
デジタル名刺では、名刺管理ツールの導入・運用にコストがかかるのがデメリットです。
また、デジタル名刺は普及しつつあるものの、紙の名刺からデジタル名刺に完全に置き換わることは考えにくいでしょう。そのため、紙の名刺に加えてデジタル名刺を導入することになり、コストが二重にかかる可能性があります。
デジタル名刺を導入する場合は、名刺管理にツールにかかるコストをできるだけ抑えられるようにすることが大切です。
名刺管理ツール選びのポイント
デジタル名刺を管理するためのツールは、次のポイントを意識して選びましょう。
• 法人向けと個人向けのサービスの違いを理解して選ぶ
• 顧客管理システムと連携できるもの選ぶ
法人向けと個人向けのサービスの違いを理解して選ぶ
名刺管理ツールは、法人向けと個人向けのサービスの違いを理解した上で選択しなければなりません。
例えば、コストのみに着目して個人向けのツールを選択した場合、名刺の二次活用・三次活用ができず、結果的に料金や作業などのコストがかかることがあります。一度ツールを導入してからツールを変更するとなると、相当なコストがかかるため、導入前によく検討してツールを選択する必要があるでしょう。
顧客管理システムと連携できるものを選ぶ
名刺管理ツールには、CRM（customer relationship management）と連携できるものがあります。
名刺内の顧客情報を顧客データと紐づけられるため、名刺情報を共有しやすくなります。また、顧客のニーズや詳細な情報をキャッチしやすくなるので、質の高いサービスを提供しやすくなるでしょう。
まとめ
デジタル名刺は紙の名刺のコストを削減でき、オンラインでもやりとりできるというメリットがあります。また、管理や情報共有がしやすいため、業務の効率化や生産性の向上に繋がりやすいでしょう。
しかしデジタル名刺だけで全てを完結させるのは難しいケースもあるでしょう。デジタル名刺が普及してもペーパーベースの名刺はまだまだ必要とされているのが現状です。
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