リモートワークの推進にともない、zoomでのオンライン会議が普及する現代では、名刺交換もオンラインで行われることが増えています。
しかし、積極的に利用する方はまだ少なく、どうやって名刺交換すればいいのか、きちんと行えるのかといった疑問や不安の声も少なくありません。
本記事では、zoomでの名刺交換方法とそのメリット・注意点について詳しく解説します。
zoomで名刺交換する方法
zoomで名刺交換する方法には、主に「チャット機能で名刺データを送る」「バーチャル背景を利用する」という2つの方法が挙げられます。
以下では、それぞれのやり方について詳しく解説します。
チャット機能で名刺データを送る
zoomのチャット機能は、会議参加者同士でテキストメッセージやファイルを共有できる機能です。この機能を活用すれば、名刺を画像データで送信できます。
まずは、名刺をPDFまたはJPGなどにデータ化してください。
通常通りzoomを起動し、画面下部に表示されるメニューの「チャット」を開きます。右側にチャットウィンドウが開くため、メッセージ入力欄の下部にある「ファイル」をクリックし、送信する名刺データを選択します。ドラッグ＆ドロップでも送信可能です。
画像データのほか、会社名・所属部署・氏名・連絡先などの名刺情報をQRコード化したり、名刺のURLや自己紹介サイトのURLをテキストで送信するといった方法もあります。
チャット機能では、会議参加者全員に送信することもできますし、特定の参加者に送信することも可能です。また、チャットはログが残るため、後から見返すこともできます。
特別なツールやアプリを必要とせず、zoomの標準機能で名刺交換が完結するため手軽、記載されている情報を正確に伝えられるといった点がメリットです。
バーチャル背景を利用する
zoomには、自分の背景に好きな画像を設定できるバーチャル背景機能が備わっています。この機能を活用し、自分の名刺画像や名刺情報を背景に表示することが可能です。
まずは、JPGやPGNなどで画像を作成してください。画像の中央付近には自分の姿が映るため、そのスペースを意識して、名刺情報は上下左右に配置しましょう。
そして、zoomのアプリを開き「設定」→「背景とエフェクト」を選択します。「バーチャル背景」の欄の右側にある「＋」をクリックし、名刺画像をアップロードして、背景に設定します。
バーチャル背景では、名刺情報に加えてQRコードを表示させたり、静止画だけでなく動画を背景として設定することも可能です。
相手に直接名刺を手渡すような感覚で視覚的に情報を伝えられる、自己紹介と同時に名刺情報が掲示できるためスムーズな情報伝達が可能、デザイン次第で相手に強い印象を与えられるといった点がメリットです。
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
名刺の役割・必要性
ビジネスシーンにおいて、名刺は単なる連絡先を伝えるためのツールではありません。
名刺は、第一印象の形成や、信頼関係を築いていくために重要な架け橋となるツールです。そのため、対面での商談時にはもちろん、オンライン商談が増加する現代においても役割と必要性は色褪せません。
オンライン商談では、直接顔を合わせることがないため、対面のような微妙な表情や視線、ジェスチャーなどが伝わりにくく、相手の感情や意図が正確に把握できないことがあります。また、ネットワーク環境により、音声や映像にタイムラグが発生し、会話のテンポが悪くなったり、意思疎通がスムーズにいかなかったりすることもあります。
これらの理由から、オンライン商談では直接会ったときに比べて、相手との親近感や信頼感が築きにくく、とくに初対面の相手では顕著に現れるでしょう。
名刺は視覚的に会社名や所属部署・氏名などの情報を伝えることで、相手に安心感を与え、スムーズなコミュニケーションを促す役割があります。また、名刺に記載されたロゴやデザインから、企業のブランドイメージを相手に伝えることもできるため、オンライン商談時こそ欠かせないツールといっても過言ではありません。
動画の名刺を作成するなど、オンラインならではの工夫を凝らすことで、より効果的なビジネスコミュニケーションを実現できるでしょう。
オンライン名刺交換のメリット
オンライン名刺交換は、従来の紙媒体にはない多くのメリットをもたらします。
以下では、各メリットについて詳しく解説します。
名刺切れが発生しない
紙媒体の名刺では、外出の多い営業職の方など、人と会う機会の多い方にとっては、常に名刺の残数を気にする必要がありました。
オンライン名刺は物理的な名刺が存在しないため、名刺切れの心配がありません。ビジネスチャンスの損失を防ぎ、効率性を高められます。
手軽に情報更新ができる
紙媒体の名刺では、所属部署や役職・連絡先などの情報が変更になった場合には、名刺を刷り直す必要がありました。
オンライン名刺は、情報を簡単かつ即座に変更できます。常に最新の情報を相手に提供できるため、情報の不一致などによる混乱を防げます。
伝えられる情報量が多い
紙媒体の名刺では、記載できる情報に物理的な制約があります。
オンライン名刺は、名刺サイズが決まっていないため、会社名や所属部署、氏名、連絡先といった情報のほか、企業の事業内容や個人スキルといった詳しい情報を掲載することが可能です。また、テキスト情報だけでなく、画像や動画、音声ファイルといったさまざまな情報を盛り込むこともできます。
ブランディングにも効果的
紙媒体の名刺でもデザインや企業ロゴなどにより、ブランディングは可能です。
しかし、オンライン名刺であれば、動画やアニメーションを取り入れるなど、より印象的で記憶に残る名刺が作成できます。
費用をかけずに利用できる
紙媒体の名刺では、デザイン代や用紙代・印刷代といった名刺の作成・維持に費用がかかります。
オンライン名刺は、用紙代や印刷代といった費用がかかりません。また、無料ソフト・アプリなどを使用すればデザイン代もかからず、完全無料で作成することも可能です。
オンライン名刺交換の注意点
オンラインの名刺交換には、多くのメリットがある一方で、対面とは異なる注意点もいくつか存在します。
以下では、オンライン名刺交換の注意点について解説します。
名刺はオンライン会議に適したデザインにする
紙媒体の名刺をそのままオンライン名刺交換として使用すると、文字が小さすぎたり、情報が詰め込まれすぎていて見にくいことがあります。
そのため、オンラインでの視認性に考慮し、フォントサイズを大きくしたり、企業ロゴやカラーを効果的に配置するなど、オンライン会議に適したデザインの名刺を作成しましょう。
冒頭に自己紹介の時間を設ける
とくに参加者同士が初めて顔を合わせる場合には、冒頭に自己紹介の時間を設けましょう。
名刺情報をただ共有するだけでなく、会社名や所属部署・氏名などのほか、簡単に業務内容や趣味などを話すことで、相手との共通点を見つけたり、会話のきっかけを作れます。
名刺情報を見せているだけになる可能性がある
オンラインでの名刺交換は、対面での名刺交換のように相手の目を見て渡したり、一言添えたりするなどのコミュニケーションが不足しがちです。
ただ名刺情報を共有するだけでなく「〇〇と申します。本日はどうぞよろしくお願いします。」といった挨拶を付け加え、具体的なアクションにつなげましょう。
会議後に必ずフォローアップを行う
オンラインでの名刺交換は、物理的な名刺が手元に残らないため、相手の情報が曖昧になってしまうこともあります。
そこで、会議終了後にはお礼のメールを送信したり、会議に関連した追加情報を提供したり、フォローアップを行いましょう。
プリントバーンでは、法人向けのオンライン名刺業務を提供しています。
名刺発注から名刺管理までサポートします。
お困りの際にはぜひお問い合わせください。
まとめ
zoomでの名刺交換は、チャット機能で名刺データを送る、バーチャル背景を利用するといった方法が挙げられます。
オンラインでの名刺交換は、名刺切れが発生しない、手軽に情報更新ができるといった点がメリットです。その一方で、名刺はオンライン会議に適したデザインにする、会議冒頭に自己紹介の時間を設けるといった対面での名刺交換とは異なる注意点も存在します。
また、オンラインの名刺交換が浸透しつつある現代でも、従来の紙媒体の名刺には独自の価値や役割があり、ビジネスシーンにおいては重要な存在です。
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