「公務員でも名刺は必要？」
「名刺は自分で作るべき？」
名刺を持つうえで、このような疑問を抱えてい人は少なくありません。とくに公務員ともなると、名刺必須ではないため、持つべきか悩んでしまいます。
そこで今回は、公務員の名刺事情について解説しています。名刺を作る方法や作成時のポイントなども紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。
公務員と名刺の関係
名刺はビジネスマナーの一環になり、とくに民間企業においては欠かせないアイテムです。しかし公務員の場合、必ずしもすべての人が名刺を持たなければいけないという義務はありません。
ここでは、公務員と名刺の関係について解説します。
自費印刷が多い理由
基本的に、公務員で名刺を使う機会が多いのは、部署・役職によって異なります。そのため、なかにはまったく名刺を持たない人も存在します。むしろ、使わない人の方が多いのではないでしょうか。
その理由は、名刺を作るには、自費印刷になるケースがほとんどだからです。自治体から支給してもらえる場合もありますが、自分で業者に頼むか、名刺作成ソフトを使って作るかの2択が主になり、業者に依頼するとお金もかかります。
名刺作成ソフトは、名前と部署を打ち込むだけで簡単に完成できますが、そこまでして不要な名刺をわざわざ作る必要はありません。なかには名刺を配りたがらない人もいるため、部署・役職に合わせて準備するのが賢明でしょう。
とくに名刺があるとよい部署
名刺は、自身を紹介するときに使用するものです。そのため、外部との交流が多い部署の人は、公務員でも名刺を準備しておいた方が安心です。
たとえば、会合や自治体のイベントに参加する機会が多い人が挙げられます。事業を行う部署も、やはり名刺交換が欠かせません。ほかにも、窓口業務をしている人や組織内部で活動をしている人も、名刺は必須アイテムといえるでしょう。
公務員が名刺を持つメリットと注意点
公務員は民間企業のように、必ずしも名刺を持つ必要はありませんが、持っているとメリットになる場合もあります。とくに、外部の人との交流が多い部署は、持っておくことで非常に役に立つでしょう。
ここでは、公務員が名刺を持つメリットと注意点について解説します。
メリット
名刺＝自分をアピールするためのものと考えると、持つことで名前と顔を覚えてもらいやすくなります。また、信頼性も高まるため、たとえ不要な職種でも、万が一の備えて持っておくと安心です。
担当者として覚えてもらえる
名刺を持っていないだけで印象が悪くなることはありませんが、持っている人と比べるとマイナスになりやすいでしょう。
というのも、名刺は仕事をするうえで「自分の存在を証明するもの」といっても過言ではないからです。自己紹介のようなものと考えると、名刺は相手に好印象を与えるアイテムといえます。
とくに、外部の人との交流が多い場合や上の役職の公務員は、名刺を1枚持っているだけで、顔と名前を覚えてもらいやすくなります。
より信頼してもらえる
たとえば、自治会運営の案件や町内会長との面会がある場合、名刺があることで、再度話し合いがあったときに思い出してもらいやすくなります。話し合いもスムーズに進み、何より名前・住所が書かれている名刺は、相手からの信頼も得られやすくなるでしょう。
注意点
一方で、名刺があることで、安易に覚えられてしまうというデメリットもあります。とくに、クレーマーに当たった場合、名指しでクレーム対応を強いられることも少なくありません。
また、名刺のデザインによっては、マイナスなイメージを与えてしまうこともあるため、作る際は注意しましょう。
自分に合った作成方法を選ぶ
部署・役職に合った名刺を作ることも大切です。ひと口に名刺といってもさまざまで、使用する紙や印刷方法も豊富に存在します。
なかには名刺作成ソフトを使って作る人もいますが、上の役職や事業課の公務員は、できるだけ印刷業者に依頼した方が安心です。
公務員の名刺作成時のポイント
名刺を作るときのポイントは、印刷業者に依頼する場合と自分で作る場合とで異なります。就いている部署・役職によっては、自作のものより印刷業者に依頼した方が安心です。
ここでは、名刺作成時のポイントについて解説します。
明記すべき項目
どちらの方法でも、必ず自治体名・部署名・役職名・庁舎の所在地を明記してください。課の電話番号やメールアドレスを追加しておくと、尚よいでしょう。また、配置も重要です。
WEBサイトやSNSを利用している場合は、リンクも記載しておくと、より詳しい情報を提供できます。
デザイン
自治体によって決まっている場合は、それに従う必要があります。それ以外は、シンプル・清潔感を意識して作るとよいでしょう。また、より素敵な名刺を作るなら、素材や印刷方法なども意識してみてください。
一番避けたいのは、配置が分かりにくいデザインや派手な印象を与えるものです。情報を詰め込みすぎると、かえって見にくくなり、名前を覚えてもらいにくくなります。氏名・役職・組織名・連絡先・WEBサイトを簡潔に、分かりやすくデザインするようにしましょう。
名刺の素材は、一般的に上質紙が用いられていますが、高品質を重視するなら、厚手のものやシワができにくいものがおすすめです。特殊紙といって、ワンランク上の素材もあるため、こだわりの名刺を作りたい方は使ってみてください。
地域PRに効果的なデザインも◎
基本的にシンプルなデザインがベターですが、地域PRとして名刺を持つ場合は、ロゴマークやご当地キャラなどを取り入れても問題ありません。派手なデザインになっても、それが地域の魅力として伝わりやすくなります。QRコートを載せるのも効果的です。
ただ、個人で名刺を作る場合、どうしても統一感が欠如しやすいというデメリットがあります。とくに、職場の仲間も所有するのであれば、統一感を持たせることが大切です。
用紙の厚みや素材
先述しましたが、名刺にはいろんな素材があり、素材によって印刷適性も異なります。一般的に使用されているのは、シンプルな名刺に最適な上質紙です。
100％パルプを配合しており、名刺以外でもノートやコピー用紙などに多く用いられています。価格も比較的に安いので、大量に作る場合に最適でしょう。
そのほかには、マットコート紙やコート紙、ケント紙などがあります。
マットコート紙は、表面がコーティング加工されたもので、光沢感がなく、サラッとした質感が印象的です。一方でコート紙は、表面がコーティング加工されています。インクが染みにくいため、鮮やかな発色が期待できるでしょう。
ケント紙は表面に凹凸が少なく、少しザラついているのが特徴です。上の役職に就いている方は、高級感のあるヴァンヌーボもおすすめです。
選び方のポイントは、厚み・色味などが挙げられます。素材ひとつで名刺の印象もガラリと変わるため、部署・役職に合ったものを選ぶとよいでしょう。
地域PRでカラフルな名刺を作りたい方は、印刷適性の高い素材が効果的です。光沢感があれば、コントラストで色の明暗がパキッとします。
一般的に用いられる名刺サイズは？その他の名刺サイズや比率・ピクセル数など
一般的に用いられる名刺サイズは？その他の名刺サイズや比率・ピクセル数など
名刺作成を検討している方に向けて、名刺サイズの種類について、こちらで詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
まとめ
公務員は、名刺に馴染みがない方が多いことが分かりました。民間企業のように、必ずしも名刺を持たなければいけないという決まりがないため、部署・役職によっては一切不要なところも存在します。
しかし、名刺は自分をアピールするために役立つアイテムになり、また信頼にもつながります。
今回は公務員と名刺の関係について紹介してきましたが、外部の人との交流が多い方は、なるべく準備しておいた方が役に立ちやすいでしょう。また、名刺を作る際は、業者に依頼をした方が安心です。
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