オンライン名刺とは？web会議における名刺交換のやり方まで解説

オンライン名刺とは、名刺の情報をデジタル化したもので、オンライン上でスムーズに名刺交換するために必要なものです。

デジタル化が進みテレワークやweb会議・商談が普及している現在、新たなビジネスツールとしてニーズが高まってきています。

オンライン名刺の交換方法には、名刺を画像データまたはPDFデータ化し、メールやチャットで送付する方法のほか、名刺管理ツールのオンライン名刺交換機能を利用する方法や、web会議の背景に名刺を表示させる方法があります。

今回はオンライン名刺の特徴やweb会議での名刺交換方法などを解説します。

オンライン名刺とは

オンライン名刺とは、オンライン上で名刺のやり取りをするためにデジタルデータ化した名刺のことです。

デジタル名刺やweb名刺とも呼ばれています。

新型コロナウイルスの流行によってテレワークが普及し、対面でのやり取りが減っている昨今、従来の紙の名刺を交換するのが難しくなっています。

オンライン名刺であれば、オンライン商談や会議の際、スムーズな名刺交換が可能です。

オンライン名刺を活用することのメリットとしては、次の3つが挙げられます。

・オンライン上でスムーズに名刺交換できる
・紙の名刺よりも共有・管理しやすい
・多彩な情報を掲載できる

オンライン名刺の最大のメリットといえば、web会議や商談などで、直接相手と会うことなく名刺交換ができる点でしょう。

複数人で会議をするときでも、オンライン上であれば時間をかけずスムーズに名刺交換が完結します。

従来の紙の名刺は、枚数が増えれば増えるほど管理が大変でしたが、オンライン名刺であれば、専門の名刺管理ツールやExcelを使って簡単に情報管理できます。

特定の名刺を探すときも、検索機能を使えば簡単に見つかるでしょう。

社内でフォーマットを統一すれば、名刺データの情報共有も容易になります。

また使用する名刺ツールや名刺データの作成方法によって、従来の紙の名刺では掲載できなかった情報を発信することも可能です。

住所にリンクをつけてマップに飛べるようにしたり、ポートフィリオのリンクを掲載したりなど、自由度の高い名刺データを作成できます。

オンライン名刺には決まったフォーマットがないため、交換方法もさまざまです。

主な方法としては、次の3つが挙げられます。

名刺をスキャンまたはスマホで撮影し、画像データやPDFデータにしたものをweb会議ツールのチャットやメールで送付する方法です。

特別なツールを使用したり、作成に時間がかかることもないため、コストをかけずに誰でも簡単にオンライン名刺交換できる方法でしょう。

デメリットとしては、フォーマットが画像データ、またはPDFデータになるため、そのままでは顧客管理システムやExcelでの管理ができない点です。

名刺の内容をデータベースに入力する手間がかかってしまいます。

紙の名刺を管理する「名刺管理ツール」を活用して名刺交換をする方法もあります。

名刺管理ツールは名刺を撮影してデータ化したものを保存し、管理できるシステムです。

名刺管理ツールの中には、名刺のデータ化だけでなく、リスト化や検索機能、社内共有機能のほか、QRコードやURLを作成してオンラインで名刺情報を交換できる機能が備わっているものもあります。

オンライン名刺交換機能を持つ名刺管理ツールであれば、web会議や商談の際にそのツールを利用して名刺交換をすることが可能です。

また交換した名刺を社内で共有し、適切に管理できます。

web会議ツールの多くは、会議中の背景画像を任意で設定できるため、これを利用する方法もあります。

撮影した名刺を画像データ化し、自分の顔画像と合成したものを背景にしたり、名刺データにアクセスできるQRコードを作成して背景画像に埋め込んだりすることが可能です。

しかしこの方法は名刺データを背景として表示しているだけなので、web会議が終了すれば背景画像は見られなくなってしまいます。

相手に議事録を送る際に名刺データを一緒に送付するなどの気遣いを忘れないようにしましょう。

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テレワークによってオンライン会議や商談が普及している現在、オンライン上で名刺交換ができるオンライン名刺のニーズが高まっています。

従来の紙の名刺よりもスムーズな名刺交換が可能なうえ、情報管理や社内共有やしやすいという大きなメリットがあります。

「名刺は手渡し」という文化が根強い日本においても、デジタル化が進む昨今、オンライン名刺はビジネスを円滑に進めるために必要なツールとなっていくでしょう。