ペーパーレス化が進むなか、名刺交換もオンライン上のやり取りへと進化しています。しかし、名刺をオンライン上で交換するやり方やマナーに関して、あまり把握できていないと感じる方もまだ多いのではないでしょうか。
今回は、名刺をオンライン上で交換する際の具体的なやり方や、覚えておきたいマナーについて解説します。オンライン名刺交換の導入を検討している方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
オンライン名刺交換とは
オンライン名刺交換とは、その名のとおり、名刺をオンライン上で交換することです。名刺交換する際は、QRコードやURLを使います。
交換する内容は、従来の名刺交換と同じく、氏名や電話番号、メールアドレスなどの基本的な情報交換を行います。
対面の機会を避けなければならなかったコロナ禍においても、継続的にコミュニケーションをとるため、名刺交換オンライン化の需要が高まりました。
オンライン名刺交換のメリット
名刺をオンライン上で交換するには、従来の名刺交換では実現できなかった、さまざまなメリットがあります。今回は代表的なメリットを4点ご紹介します。
紙より伝えられる情報が多い
名刺をオンライン上で交換する際は、名刺のサイズ内に情報を収める必要がありません。紙の名刺へ情報を記載する際は、名前や住所など、基本的な情報のみでスペースが埋まってしまいます。
しかしオンライン上であれば、基本情報以外にも商品やサービスの詳細、写真なども掲載でき、より多くの情報を相手に伝えられます。オンラインショップなどのURLも掲載すると、集客にもつながるでしょう。
用紙の印刷コストがかからない
名刺をオンライン上で交換する際は、データのやり取りになるため、用紙代などを含む印刷コストが発生しません。
名刺を印刷する場合は、100枚単位の発注が多く、希望する枚数よりも多めに印刷しなければならない場合があり、無駄なコストとなるケースがあります。
また、名刺をオンライン上で交換する際は、用紙やインクの手配を考慮する必要がなくなり、集中して名刺のデザインへ注力できます。
名刺切れの心配がない
名刺をオンライン上で交換する際は、名刺を切らす心配がいりません。名刺を切らしている場合、名刺交換が必要なタイミングで名刺が手元にないアクシデントや、名刺を再度作成するためのコストが発生します。
オンライン上での名刺交換の場合、再度名刺を手配する必要がなく、いつでも相手と名刺交換ができます。
名刺を管理しやすい
オンライン上で名刺交換を行う際は、もらった名刺の管理がしやすいです。交換した名刺は自動で管理されるため、デバイスなどに手入力し、連絡先登録を行う手間が省けます。
また、データでの管理となるため、保管場所を確保する必要もなく、紛失のおそれもありません。オンライン上での名刺交換へ対応したツールには検索機能が備わっているため、必要なときに必要な情報を表示できます。
名刺管理ツールのセキュリティ対策について、こちらの記事もご覧ください。
オンライン名刺交換のデメリット
名刺をオンライン上で交換する際は、やはりデメリットも存在します。オンラインで名刺を交換するためのツール活用方法や、名刺交換の頻度を考えながらご覧ください。
ツールに依存する部分が出てくる
名刺をオンライン上で交換する際は、対応したツールを使って行います。そのため、スマートフォンやパソコンの充電が切れているときや、ツール自体がメンテナンス中であれば、名刺交換自体が行えない場合があります。
また、オンライン上での名刺交換に対応したツールによっては、月額料金が発生するものも多いです。金額によっては、紙の名刺の方がお得な場合もあるため、有料ツールの導入には費用対効果を考慮しましょう。
顧客の名刺データが重複するおそれがある
名刺管理データと顧客管理データが別々で存在する場合、データが重複するおそれが発生します。
データが重複していると、相手に同じDMが2回以上届くほか、情報を更新する際、重複しているデータ同士で更新具合にムラが生じる場合があります。片方のみの情報を管理するなど、情報管理に関してのルールを設けたうえで使用しましょう。
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オンライン名刺交換の具体的なやり方
オンライン名刺交換についての概要やメリットなどを把握したあとは、実際に名刺をオンライン上で交換するやり方を習得しましょう。今回は、3つの方法をお伝えします。
専用ツールを導入して交換する
あらかじめ導入した名刺交換用ツールを使って、名刺を交換するという方法です。発行する際、URLかQRコードのどちらかの方法で交換するのが一般的です。複数の発行形式がある名刺交換用ツールであれば、状況に応じて形式を変えられるため、便利でしょう。
また、同じツールを使っている人同士であれば、ツール内の検索機能やBluetooth経由で相手と名刺を交換できます。
QRコードで交換する
名刺交換に対応したツールでQRコードを発行し、相手に読み取ってもらう方法です。具体的には、QRコードが表示されているスマートフォンを相手に読み取ってもらうほか、オンライン会議上の画面共有機能やバーチャル背景にQRコードを埋め込んでおき、名刺を交換します。
読み取り作業を行う相手に配慮して、QRコードが写っている画面を明るくし、ピントが合う位置の確認などの作業をあらかじめ行っておきましょう。
URLで交換する
名刺交換用ツールでURLを発行し、相手に送る方法です。この方法は、テキスト上でやり取りする場合に適しています。
実際には、チャットツールやWeb上の会議などでURLを送り、相手がそのURLへアクセスできると交換完了です。一度URLを発行するとリンクが変わることはないため、事前に作成しておきましょう。
オンライン名刺交換のマナー
従来の名刺交換と同様に、名刺をオンライン上で交換する際もマナーがあります。対面の名刺交換と同じくらい身を引き締めて、相手方とコミュニケーションをとりましょう。
今回は、紙の名刺交換にも通用するマナーからオンライン上での名刺交換ならではのマナーまで、3つご紹介します。
商談や会議の前に交換を済ませる
名刺をオンライン上で交換する際は、商談や会議が始まる前に済ませておきましょう。名刺交換用のQRコードを画面に表示させている場合でも、Webでの商談や会議中にスマートフォンをかざして読み取る人は少ないです。
連絡先を知っている人であれば、あらかじめQRコードやURLを送るなどして、名刺交換を完了させておきましょう。オンライン上での名刺交換を事前に済ませておくことで、関係性が和らぎ、商談や会議のスムーズな進行も期待できます。
URLの有効期限を伝える
オンラインで名刺を交換するためのURLは、セキュリティの観点から有効期限が設定されている場合が多いです。名刺を受け取った側がいつURLを開くか分からないため、有効期限がいつまで設定されているのかを伝えておきましょう。
電話やメールでフォローする
名刺をオンライン上で交換する際は、紙の名刺を交換する場合に比べてデジタル上で完結してしまうため、コミュニケーション不足が起こりやすいです。オンライン上での名刺交換を終えたあとは、電話やメールでコミュニケーションを取るようにしましょう。
もし次回会う予定がある場合は、対面など違う形式で、より積極的なコミュニケーションを取れる機会を設けるとなおよいでしょう。デジタル化が進む世のなかでも、コミュニケーションを取ることは変わらず重要なことです。
まとめ
今回は、オンライン名刺交換のやり方やマナーなどをお伝えしました。名刺をオンライン上で交換する際は、QRコードやURLをうまく使い、紙の名刺と同様に、身を引き締めて実行しましょう。
上記の内容を踏まえ、いざオンライン上での名刺交換を実践しようと思っても何から始めたらよいか、分からない人もいるかもしれません。
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