オンライン名刺は、従来の紙の名刺と同じように名前や連絡先をデジタルデータ化したものです。新しい生活様式の広がりと共に、今注目が高まっているビジネスツールです。本記事では、そんなオンライン名刺を利用することのメリット・デメリット、作成方法について解説します。
オンライン名刺は、従来の紙の名刺に載せるような情報をデジタルデータ化した名刺のことを指し、「デジタル名刺」や「電子名刺」とも呼ばれています。
オンラインによる会議や商談が急速に増加している今、オンライン名刺への注目が高まっていますが、そのメリットやデメリット、作成方法にはどのようなものがあるのでしょうか。
今回はこれらの疑問についてわかりやすく解説します。
オンライン名刺のメリット
オンライン名刺の最大のメリットともいえるのが、対面で名刺交換をする必要がないという点です。
しかしこのほかにも、オンライン名刺にはオンラインだからこそできる、紙の名刺にはないメリットがあります。
1. スムーズに情報管理ができる
紙の名刺の場合、交換した名刺をファイリングして保管したり、後日名刺の情報が必要な場合には大量の名刺の中から該当する名刺を探し出したりと、アナログならではのデメリットもあります。
また、データ化する場合にも、名刺に記載されている情報を手入力する必要があるため、入力ミスが起こるリスクがあります。
しかし、オンライン名刺ではすでに情報がデータ化されているため、正確な情報をデータベースにスムーズに落とし込むことが可能です。
さらに、紙の名刺の場合は、名刺を紛失してしまった場合、電話番号やメールアドレスなどの個人情報が流出するというリスクがありますが、オンライン名刺ならそのようなリスクを回避することもできます。
2. 作成や修正が簡単にできる
紙の名刺の場合は、部署移動や移転などの度に新しく名刺を作り直す必要がありますが、オンライン名刺の場合は情報をオンライン上で修正するだけで済みます。
新規作成についてもオンライン上で完結するため、新しく社員が入社した場合や、内勤の社員に急に名刺が必要になった場合にもすぐに名刺を用意することができます。
3. 名刺が大量に必要になっても印刷コストがかからない
展示会やセミナーなどで大量の名刺が必要になる場合は、あらかじめ余裕をもって大量の名刺を用意しておく必要があります。
オンライン名刺であれば、例えばQRコードの書かれたパスカードなどを携帯しておくことで、渡す際にスマートフォンなどで先方に読み取ってもらうだけで自身の名刺の情報を伝えることが可能です。
営業職の社員が多い企業など、日常的に名刺を大量に使用している場合は名刺の印刷コストを大幅に抑えられるでしょう。
オンライン名刺のデメリット
オンライン名刺は非常に効率的でメリットも多いものですが、デメリットもあります。
ここで紹介するデメリットもよく理解し、導入する際の参考にしてください。
1. 導入コストがかかる
オンライン名刺は紙の名刺のように印刷や用紙のコストはかかりません。
しかし、オンライン名刺を利用する場合、導入のためのサービス料や月額料金、オプション料金などが発生する場合があります。
導入をしたものの使用頻度が低い場合は紙の名刺よりもかえってコストがかかる可能性もあるため、あらかじめ費用対効果について検証しておく必要があるでしょう。
2. 利用者が少ない
オンライン名刺は現在注目されているツールであることは間違いありませんが、現状はまだ利用者がそれほど多くありません。
そのため、オンライン名刺について事前に説明をしておく必要がありますし、相手の環境によってはオンライン名刺を渡すことが難しい場合もあります。
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オンライン名刺の作成方法
ここまでオンライン名刺のメリット・デメリットについて紹介してきましたが、オンライン名刺の作成はそれほど難しいものではなく、特別な専門知識も必要ありません。
オンライン名刺の作成方法は、主にクラウドやアプリを使用し、紙の名刺と同じように必要な情報を編集、登録していきます。
そして、情報登録後に作成ボタンを押すと、名刺の情報にアクセスできるQRコードやURLが生成されるという仕組みです。
紙の名刺を撮影したうえで、基本情報を入力するものもあります。
この生成されたGQコードやURLを相手に読み取ってもらうことで名刺交換ができます。
シーンに合わせてオンライン名刺を活用しよう
新しい生活様式が広がりをみせる中、オンライン名刺の需要は高まっています。
しかし、従来通り対面での名刺交換を重視している企業も少なくはなく、紙の名刺の需要も高いことは確かです。
そのため、例えば全社員がオンライン名刺を利用しつつも、対面での業務が多い営業職は紙の名刺も携帯するなど、シーンに合わせてオンライン名刺と紙の名刺を使い分ける方法もひとつの手です。
相手とのコミュニケーションを円滑にするためのツールとしてオンライン名刺を上手に活用しましょう。
