名刺には大切な個人情報が記載されています。そのため、名刺の処分・廃棄方法についてどのようにしたらよいのかと迷う方も少なくありません。
ここでは、名刺の処分・廃棄方法について、5つの注意点を詳しく紹介します。
目次
1. ゴミ箱にそのまま捨ててしまうのはNG
名刺には名前だけでなく、会社名や電話番号、住所が記載されている場合もあります。個人情報が記載されているので、処分・廃棄する際も正しく捨てなければなりません。
要らないから捨てようと安易にごみ箱に捨ててしまう方もいますが、誰かがゴミ箱から拾ってしまえば個人情報の流出につながります。
そのため、ゴミ箱に捨てればゴミとして処理してくれるという簡単な気持ちで捨ててしまわないように注意しましょう。
2. 捨てる際は廃棄ボックス・シュレッダーの利用がおすすめ
名刺の処分方法として、社内に個人情報の流出を抑えるための廃棄ボックスを設置しているところもあります。
名刺を処分する際は、そういったボックスを利用するか、シュレッダーに掛けることがおすすめです。
シュレッダーがない場合は、ハサミで小さく切ってバラバラにしていく方法もあります。
その際は、できるだけ細かく、文字が読めないところまで切断するようにしましょう。
3. 自分が渡した名刺は返却や廃棄証明書を受け取ることも大切
自分が渡した名刺については相手にどのように取り扱ってもらえばよいのかと迷う方もいらっしゃるでしょう。
そういった方には、不要になった際に返却を希望する方法や、「廃棄証明書」というものを発行してもらい、受け取ることもおすすめです。
こちらは、個人情報を業者に伝える際に名刺を活用する場合に特に有効です。
仕事場で名刺交換を行う際に、返却や廃棄証明書の話をすると相手に失礼になってしまうケースもあるので気をつけましょう。
年賀状印刷などで業者に個人情報を伝える際に名刺を渡す方は、頼むときに名刺の返却、または廃棄証明書をもらうことで、自分の個人情報が漏れないという安心につながります。
そのため、依頼をする際は、どのように自分の名刺が管理、処分されるのかしっかりと相手に確認しておくことが大切です。
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4. 処分・廃棄の際に名刺のコピーがあるかどうかを確認する
名刺を取り扱う中で、原本だけをお持ちの方もいらっしゃいますが、名刺のコピーを保管している方もいます。
名刺の保管方法は、コピーしたものを一覧にして管理する方法や、パソコンにスキャンして取り込む方法など様々です。
要らなくなった名刺を破棄するのではなく、データ化するという方法もありますが、もうデータ自体も不要と考える場合は処分方法に十分注意しましょう。
紙で保管していた場合は、廃棄ボックスやシュレッダーの利用がおすすめですが、データとして残している場合は、そのデータを消す方法を確認しておくことが大切です。
特に長期間の保存は、紛失や漏洩を防ぐために気をつけましょう。
5. 仕事で使う際は名刺の管理について会社に相談する
名刺の処分・破棄について自分で不要と判断してしまったが、実はまだ必要だったというケースもあります。
そのため、特に仕事場での名刺は、もう不要ではないかとすぐに捨ててしまわずに、上司などに相談することをおすすめします。
取引先に返却するように言われるケースや、処分せずに会社で管理するケースなど様々な場合があります。
そのため、どのように取り扱えばよいのかをしっかりと確認しましょう。
名刺は個人情報漏洩につながりかねない重要なもの
名刺は個人情報の塊です。
安易にごみ箱に捨ててしまうことは個人情報漏洩につながりかねません。
そのため、名刺を処分する際には、しっかりと自分自身でどのようなプロセスをふめばよいのかを考え、十分配慮する必要があります。
「自分を守る」ということにつながりますので、名刺の取り扱いには注意していきましょう。
