名刺を使って業務効率改善を目指すには

名刺を使って業務効率改善を目指すには

ビジネスパーソンに欠かせないツールの一つである名刺は、各社員がそれぞれ個人で管理されていることが多いのではないでしょうか。
しかしながら、個人で管理していると、いただいた名刺を整理しないままなってしまい、次へうまく活用できていないことも多々あります。

名刺はビジネスの広がりを助ける可能性を持っており、会社全体にとっても重要なものです。
これを一つの部署全体、あるいは会社全体として一括で管理することができれば、様々なメリットが得られます。

この記事では、デジタル管理する方法やデジタル管理の際の注意点も紹介しています。
現在よりもさらなる業務効率改善が期待できますので、検討してみてください。

名刺を活用することで得られるメリット

名刺を一括管理することで得られるメリットは、多岐にわたります。

まず、名刺データを部署全体、あるいは会社全体に共有することで、社員それぞれが持っている人脈を把握できます。
既に構築されているルートがはっきりしますので、一から開拓する手間が省け、それが業務効率改善につながります。

また、複数枚の名刺から相手の会社の社系図が見えてきます。社系図を作成して社員で共有すれば、名刺から相手の会社の意思決定ルートを考慮に入れながらアプローチが可能となります。
なお取引先や顧客の名刺データを長期保管し、時系列で管理することで、その経歴を把握することができます。
経歴を知ったうえでビジネスの提案の仕方を工夫すれば、スムーズなコミュニケーションが可能となり、チャンスを広げられます。

さらに、多数の人間が参加するセミナーやイベントに参加後、社員が集めた名刺をまとめて管理することで見込み客リストを作れます。
そこからメルマガやダイレクトメールなどを送ってアプローチをかければ、顧客の開拓にかかる手間と時間が大幅に短縮でき、業務効率改善につながります。

名刺のデジタル管理法

ビジネスパーソンは、一人当たり平均1,400枚前後の名刺を持っているという調査結果があります。
膨大な量に及ぶ社員全員分の名刺データをアナログな帳簿やファイルで管理するのは無理があり、収集して管理するのにも、探し出すのにも手間や時間がかかります。
これは業務効率改善の観点からみて良い方法とは言えません。デジタルツールを活用して管理するのが、業務の効率化において合理的なやり方です。

デジタル管理する方法は、主に以下の2つがあります。

スキャナーとパソコンを使って管理する方法

スキャナーで読み取った名刺の情報を変換し、データにしてパソコンで管理します。
表計算ソフトのファイルにしたり、市販の管理ソフトを利用したりして情報を保存します。
名刺用のドキュメントスキャナーも市販されています。
この方法のデメリットは、スキャナーの精度が悪いと修正入力が必要になることと、スキャナーの大きさによっては持ち出せず、外出先ではスキャンできないことです。

名刺を一括管理するのに便利なアプリを使用する

アプリをダウンロードして、スマートフォンのカメラで名刺を撮影すれば、自動でスキャンしてデジタルデータ化し、それを多くの場合はクラウドサーバーで管理します。
クラウド上で社員がいつでもデータをチェックできますし、スキャン作業もスマートフォンさえ持っていれば外出先でも行うことができます。
検索性が高く、見たいデータをすぐに探せることもメリットです。
この方法のデメリットは、データ量が多いとスキャンに時間がかかるということと、たとえ無料のアプリであっても法人で利用する場合月額利用料が発生することです。

名刺をデジタル管理する際の注意点

一般的に名刺データとして共有すべき情報は、企業名、部署名、名前、住所、電話番号、E-mailアドレスなどです。
また、必要に応じて接触した人、接触日、用件を管理してもよいでしょう。
ただし、管理する項目が多いと入力やスキャンをする社員の負担が大きくなる可能性がありますので、どのデータを保存すべきか、また入手したすべての名刺を入力すべきなのかどうかということを吟味する必要はあります。

また、デジタル管理をするうえで最大のリスクは、データの喪失です。特にパソコンやスマートフォンでローカル管理している場合や会社のサーバー内で管理している場合は注意が必要です。
定期的にバックアップをとるよう心がけましょう。クラウドサーバー上に保管するのであればバックアップサーバーが用意されていると安心です。

さらに、セキュリティにも注意を払いましょう。名刺は個人情報が記載されていますので、厳重にパスワード管理をする必要があります。
パソコンやスマートフォンをどこかに置き忘れて、データを他人に見られてしまうリスクがあることも忘れないようにしましょう。

まとめ

便利なデジタルツールを活用して名刺を一括管理すれば、大幅な業務効率改善が見込めるだけではなく、ビジネスチャンスを逃さずに掴む、またはビジネスを拡大できる可能性が高まるとも言えます。
名刺データをデジタル管理される際は、検索性や操作性、スキャナーの制度などを考慮して導入しましょう。

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