社会人や会社員として活動する場合に必要になるのが名刺です。名刺は先方からもらったものを保管する必要がありますが、どのように保管するのがいいのか、よくわからない方もいらっしゃるでしょう。
そこで今回はアナログ派・デジタル派の、それぞれの名刺管理方法を紹介します。それぞれの方法のメリットやデメリットも紹介しているので、名刺管理が必要な方はぜひチェックしてください。
目次
アナログでの名刺管理方法
アナログで名刺を管理する方法には次のようなものがあります。
• 名刺ホルダー
• 名刺ケース
• ノート
名刺ホルダーでは、交換した名刺を1枚ずつホルダーに差し込んで保管します。また、ボックスタイプの名刺ケースを使えば、交換した名刺をボックスに入れて、インデックスで分類して保管することが可能です。
また、交換した名刺をノートに貼り付けて保管する方法もあります。これといったコストがかからない他、関連する情報や相手の特徴などを書き込めるといったメリットがあります。
ただし、名刺の差し替えや貼り直しができないことに加え、裏面の情報を確認しにくくなるため、情報を書き加えるなどの工夫が必要です。
アナログでの名刺管理のメリット
アナログな方法で名刺を管理する場合、次のようなメリットがあります。
• 低コストで管理できる
• 管理枚数が少ない場合は効率的
低コストで管理できる
アナログな方法で名刺を管理する場合のメリットは、コストがほとんどかからないということです。
名刺ホルダーや名刺ケース、ノートなど、自分が管理しやすいと考えるものを購入するだけで管理ができ、それ以外にコストがかかることはほとんどありません。
名刺の管理にお金をかけたくないなら、アナログな方法での管理を検討するといいでしょう。
管理枚数が少ない場合は効率的
交換して保管する名刺が少ない場合、アナログな方法の方が効率的である点もメリットとなります。
決まった取引先を回るルート営業など、名刺交換をする機会が少ない場合、アナログな方法でも十分管理できるといえます。
また、名刺ホルダーや名刺ケースなどで、名刺を見つけやすくしたり、情報を確認しやすくしたりしておけば、アナログな方法でも特に困ることはないでしょう。
一方、新規開拓営業など取引先での名刺交換が多い場合は、その都度名刺を保管するための手間がかかるため、デジタル管理の方が向いているケースがあります。
アナログでの名刺管理のデメリット
アナログな方法で名刺を管理する場合のデメリットは次のとおりです。
• 社内で情報共有しにくい
• 紛失する可能性が高まる
• 持ち運びしにくい
社内で情報共有しにくい
アナログな方法で名刺を管理するデメリットの1つが、社内で情報共有がしづらいということです。
個人やフリーランスなど、1人で事業を展開している場合は問題ありませんが、企業の所属先に複数の社員がいるようなケースでは、名刺交換の機会やタイミングが異なるため、社員によって保管している名刺の数が異なるケースがあります。
そのため、社員によって把握・確認できる顧客情報にも違いが出る他、管理方法も社員ごとに異なる可能性が高いため、情報の確認がしにくいこともあるでしょう。
企業で戦略的に営業や商談を進めたい場合などでは、アナログな方法で名刺を管理しない方がいいといえるでしょう。
紛失する可能性が高まる
名刺を紛失する恐れがあるのが、アナログな方法で名刺を管理するデメリットです。
名刺交換をした相手の情報が必要な場合、保管している名刺の実物を確認します。
そのようなタイミングで名刺を保管場所から移動させたり、誰かに渡したりした場合、そのまま名刺を紛失してしまう可能性があります。
他にも、名刺を管理しているホルダーやケースごと紛失する恐れがあるため、保管状況には十分注意しましょう。
持ち運びしにくい
持ち運びがしづらいのも、アナログな方法で名刺を管理するデメリットです。
回転式の名刺ホルダーや名刺ボックスは、持ち歩くことを想定していません。実際に運ぶとなるとかさばりやすく、持ち運びに適していないことは明確です。
また、名刺だけを抜き出してしまうと、先述したように名刺の紛失リスクが高まるため注意しましょう。
デジタルでの名刺管理方法
次に、名刺をデジタル管理する方法を紹介します。
• 名刺管理ツール・アプリ
• エクセル
名刺管理ツールや専用のスマートフォンアプリでは、交換した名刺の写真から文字情報などを読み取って、テキストとして保管できるようになります。
また、Excelに情報や写真を入力して保管する方法も有力です。ただし、名刺情報の登録は手作業で行うため、人的コストがかかりやすいといえます。
また、写真などのデータが増加した場合、保存先にパソコンに負荷がかかる恐れがある点には注意が必要でしょう。
デジタルでの名刺管理のメリット
名刺をデジタルな方法で管理するメリットは次のとおりです。
• 社内で情報共有しやすい
• 効率的に管理・更新できる
• いつでもどこでも確認できる
• セキュリティ面対策が手厚い
社内で情報共有しやすい
名刺情報について社内で共有しやすくなるのが、名刺をデジタル管理するメリットです。
社内で共通の名刺管理ツールやアプリなどを利用すれば、誰かが登録した名刺情報を社員の誰もが確認できるようになります。
新規でやりとりをしている顧客情報などの確認しやすくなるため、業務の効率化につながる可能性があります。
効率的に管理・更新できる
デジタルな方法なら、名刺の管理や更新を効率的に行うことが可能です。
名刺管理ツールなどでは、撮影した名刺の写真やスキャンデータを使用するだけで簡単に登録できます。また、担当者の変更などがあった場合でも、名刺情報をインターネット上で簡単に更新できます。
管理や更新が簡単であるため、登録者の負担になりにくい点も、デジタルツールを利用する魅力といえます。
いつでもどこでも確認できる
デジタルな方法で名刺管理すれば、場所を選ばずに名刺情報を確認できます。
名刺情報は、管理ツールや専用アプリにアクセスするだけで確認可能であるため、名刺を保管しているアナログツールや名刺そのものを持ち運ぶ必要がありません。
また、名刺データへのフラグの付帯や、名刺そのものの検索も簡単に行えるようになるのも魅力です。
セキュリティ面対策が手厚い
名刺を管理するためのデジタルツールやアプリでは、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策を講じています。
権限がある人以外からのアクセスができないのはもちろん、名刺を持ち運ぶ必要がないため、実物の名刺の紛失リスクも大きく軽減できます。
デジタルでの名刺管理のデメリット
名刺をデジタル管理する場合のデメリットは次のとおりです。
• コストがかかる
• 手間がかかる
コストがかかる
名刺のデジタル管理には、相応のコストがかかります。
例えば、先述したような名刺管理ツールや専用アプリを導入する場合、初期費用や月額使用料などが発生するケースがあります。
なお、無料で利用できる名刺管理ツールもありますが、セキュリティ面を重視するなら有料ツールや有料プランを選択するのがおすすめです。
手間がかかる
名刺のデジタルな管理方法でも、情報を保管するまでに時間がかかるのがデメリットです。
名刺管理ツールではOCRという機能を使って、名刺に記載されている情報をテキスト化しています。
ただし、OCRに完璧な名刺情報の読み取り機能はなく、最終的には目視チェックをする必要があります。
そのため、デジタルな方法で名刺を管理する場合でも、ある程度の人的コストがかかるものと考えておきましょう。
まとめ
今回は名刺の管理方法について解説しました。
管理する枚数が少ない場合はアナログな方法で管理するのが効率的ですが、保管枚数が多い場合はデジタルな方法で名刺を管理した方がいいでしょう。
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