ビジネスシーンの名刺のあり方は急速に変化しています。デジタル名刺の利便性が高まるにつれ、効率化を求める企業のなかで、名刺管理をシステム化して紙の名刺を使用しなくなる企業も増えてきました。 しかし、紙の名刺もまた特有のメリットがあり、まだまだ親しまれ続けています。この記事では、名刺管理システムを活用した名刺管理の効率化と、紙の名刺ならではのメリットに関して詳しく解説します。
紙の名刺を使用しない会社が増えている理由
昨今のビジネスシーンでは効率化を図るために、さまざまな業務に関してシステム化が進んでおり、名刺のデジタル化もそのうちのひとつです。 名刺をデジタル化する理由はさまざまですが、そもそも名刺交換する機会が減っている点や名刺発注のコスト、管理の手間、そして名刺入れを持ち歩く不便さが挙げられるでしょう。
紙の名刺がもつこれらの課題に対処するために、デジタル名刺が加速度的に普及しています。
名刺を交換する機会が減ったため
リモートワークの普及とオンラインミーティングの増加により、対面で名刺交換する機会が大幅に減少しました。これにともない、各企業は紙の名刺よりも効率的でコストが削減できるデジタル名刺への移行を加速させています。 名刺のデジタル化は、物理的な距離に縛られず、スムーズな情報交換を可能にしています。
変更のたびにコストが発生するため
紙の名刺の場合、職位や部署など名刺情報に変更が生じるたびに、それを修正して印刷するコストが発生します。こうしたコストは、頻繁に情報更新が必要な企業にとって、大きな負担となるでしょう。 デジタル名刺を活用すればこれらのコストを削減でき、情報を即座に更新できるなど利便性も高いことが、デジタル名刺が支持されている理由のひとつです。
デジタル名刺の採用は、企業の環境保護への取り組みを示すものとしても価値があります。紙の消費を削減することで、森林資源の保護に貢献し、企業のエコフレンドリーなイメージを強化できるため、持続可能なビジネスのPRにもつながるでしょう。
管理が大変なため
紙の名刺は、管理する枚数が多くなるほど整理や保管が大変になり、情報管理の妨げになります。たとえば、名刺の情報を探すときや更新するときに、手動で対応するには手間がかかります。 この問題を解決できるのがデジタル名刺です。名刺管理をデジタル化すれば、正確な名刺情報にアクセスしやすくなり、情報共有も簡単になるでしょう。
名刺入れを持ち歩くのが面倒なため
ビジネスパーソンのなかには、名刺入れを持ち歩くことを面倒に感じる人もいるでしょう。デジタル名刺は、いつでもどこでも名刺の情報にアクセスでき、携帯する必要がないため利便性が上がります。 また、デジタル名刺は、効率的でスマートなビジネスコミュニケーションを実現できることも、多くの企業にデジタル名刺が支持されている理由です。
デジタル名刺で正確な情報がわかるため
デジタル名刺の最大のメリットは、いつでも最新の情報にアクセスできる点です。たとえば、人事異動があったり連絡先が変更されたりしても、デジタル名刺であればリアルタイムで情報を更新し、速やかに社内外の関係者に共有できます。 また、デジタル名刺は情報が古くなることを心配する必要がありません。ビジネスの世界では、情報の正確性は重要です。デジタル名刺を使えば情報の正確性を保て、かつ最新の情報を手軽に確認できるので、紙の名刺からデジタル名刺に切り替える企業が増えています。
紙の名刺ならではのメリット
デジタル名刺が普及してきた今もなお、紙の名刺は親しまれています。多くのビジネスパーソンのなかで、デジタル名刺の普及率はおおよそ1割程度といわれており、現在も紙の名刺のみを使用する方が多いのです。 直接手渡すことで生まれるコミュニケーション、相手に安心感を与える身分証明としての役割、そしてデジタルよりも印象をもたれやすいなど、紙の名刺ならではのメリットは多岐にわたります。
デジタル名刺では提供しえない紙の名刺が持つメリットは、人とのつながりを深め、将来のビジネスチャンスへとつながる可能性を秘めています。紙の名刺は相手への敬意を示しながら、自身のビジネス上のポジションを形として示せる唯一無二のアイテムです。
身分証明として相手に安心感を与えられる
紙の名刺は連絡先交換以上の価値を持ち、身分証明としての役割も担っています。直接名刺を手渡しすれば、自分の職業を相手に伝えやすく、信頼性と安心感を提供できるでしょう。
また、質感やデザインにこだわることで、コミュニケーションを促すだけではなく、自身の専門性をアピールするチャンスにもなります。たとえば、デザイン会社がオリジナリティのある名刺を使用すると、自社のデザイン力をPRするチャンスにもなり、信頼性にもつながるでしょう。
信頼関係の構築は、ビジネスを成功させるうえで欠かせない要素です。紙の名刺は自分を紹介し、信頼を構築するためのファーストステップとしての機能を果たせることが強みです。
デジタル名刺より強く印象付けられる
紙の名刺であれば、受け取ったときの視覚的なデザインや紙の質感により、デジタル名刺より強い印象を相手に残せるでしょう。紙質や印刷技術、デザインの細部に至るまで、企業や個人のブランドイメージを反映させることが可能です。 このように紙の名刺は、受け手に深い印象を与えることで、記憶に長く残りやすくなります。デジタル名刺では表現しきれない個性や真摯な姿勢を伝える手段として、紙の名刺は今日も強力なツールであり続けています。
ご縁で今後のビジネスチャンスにつながる
対面でコミュニケーションをとりながら名刺交換できる紙の名刺だからこそ、印象に残りやすく、未来のビジネス機会へとつながる「ご縁」を生み出すきっかけになる可能性があります。 名刺交換を通して相手との関係を築きやすい紙の名刺は、デジタルの名刺交換にはないビジネスチャンスの起点になり得るでしょう。
名刺の管理におすすめな名刺管理システムとは
名刺管理システムとは紙の名刺をデジタル化することで、効率的に管理するためのシステムです。名刺をシステム化すれば大量の名刺を保管する必要がなくなり、検索や情報の共有も簡単になります。 またスマートフォン用のアプリがあるシステムを活用すれば、外出先でも名刺情報の閲覧や登録ができるようになります。名刺管理システムを導入すれば、営業活動の効率化が期待できるでしょう。
名刺管理システムとは
名刺管理システムにはさまざまなサービスがありますが、各システムに共通している点は紙の名刺をデジタルデータに変換し、オンラインで管理できるようにする点です。
たとえば、スマートフォンや専用のスキャナーを使用して名刺を撮影し、テキスト認識技術（OCR）によって、名刺の情報をデジタルデータに変換します。変換したデータはクラウドサービス上に保存して、どこからでもアクセスできるようにするというシステムが一般的です。
名刺管理システムのなかには、名刺情報を自動で整理する機能、検索機能、さらにほかのユーザーとの情報共有機能など、ビジネスシーンでの利便性を高める多くの機能が備わっています。これらのサービスを活用すれば、効率よく名刺管理ができるようになるでしょう。
名刺管理システムのメリット
名刺管理システムの一番のメリットは、業務を効率化できることです。そのほかにも、物理的な名刺の保管と整理に要する時間とスペースを節約できるでしょう。 たとえば、重要な会議で受け取った数百枚の名刺も、デジタル化すればウェブ上で検索可能になり、必要な情報をすぐに見つけやすくなります。
また、クラウド上で管理できれば、どこからでもアクセスが可能になり、チーム内での情報共有もスムーズに行えるようになるでしょう。内容が変更になった場合でも、システムを通じて即座に最新の情報に更新できるため、常に正確なデータを維持できます。
これらの機能により、ビジネスの機会を逃すことなく、より迅速かつ効果的なコミュニケーションが可能になる点が名刺管理システムならではのメリットです。 名刺の取り扱いをさらに効率化する方法として、WEBでの名刺発注がおすすめです。こちらの記事では、名刺発注サービスを利用すべき理由やサービスの選び方を紹介しています。
異動後の名刺はWEBで発注が便利！利用すべき理由や気になる疑問を解説！
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まとめ
この記事では、名刺のデジタル化が進んでいる理由と、紙の名刺にしかないメリットをお伝えしました。 デジタル名刺ならではの強みがある一方、今日も紙の名刺が親しまれている背景には、紙の名刺交換をきっかけとしたコミュニケーションがビジネスチャンスを生むきっかけにつながると理解されているからでしょう。
そのため、紙の名刺と名刺管理システムの両方をうまく併用して、業務の効率化を図ることをおすすめします。名刺管理システムは時間とスペースを節約し、最新の情報を共有できるメリットがあります。 「PRINTBAHNⅡ」では、名刺をシステム上で簡単に発注できるサービスや一括発注できるサービスを提供しています。さらに、封筒や年賀状なども印刷したいというニーズにも対応しています。
システムの導入費用や名刺発注の費用について確認したい方は、お気軽にお問い合わせください。この機会に名刺の管理方法を見直して、業務の効率化を図りましょう。
