名刺管理をエクセルで行う際は、情報が外に漏れる可能性があります。情報漏洩を防ぐためには、外出先での名刺管理を禁止するなどの対応が必要です。他にも注意するべきポイントがいくつかあるので、名刺管理をする際には気をつけなくてはいけません。
名刺管理をエクセルで行う際の4つの注意点
名刺管理をエクセルで行う際には、以下の4点に注意をしてください。
1. パソコンの動作不良
パソコンのスペック次第では、動作が重くなってしまう場合がも。
エクセルの操作ができなくなるだけではなく、パソコンを使った他の作業に影響がでてしまうこともありえます。
エクセルそのものを軽くはできませんので、動作不良を防ぐためには、エクセルを始めとしたソフトの処理が早いパソコンの使用をおすすめします。
名刺管理を行いたいパソコンの動作が重い場合は、使用していない他のソフトやデータを削除するだけでも動作速度が改善する場合もあるのです。
しかし、それでも動作が重い場合は、別のパソコンを利用するしかありません。
ウイルスによって動作が重くなっている場合もあるので、一度初期化したりクリーンアップをしたりするのも効果的です。
2. エクセルファイルは同時編集不可
名刺管理用のエクセルを社内で共有し、同時に使いたいと考えている方もいるかもしれません。
しかし、エクセルファイルは複数人が同時に編集できません。
誰かが編集するときには、他の誰かがファイルを閉じている必要があるためです。
名刺管理の作業をする人が複数人いる場合は、作業の時間を調整するようにしましょう。
好きなタイミングに作業ができないこともあるので注意が必要です。
3. 入力ミスの恐れがある
エクセルファイルに直接入力をするため、入力ミスが起こる可能性があります。
入力した後に確認を行うことで減らすことはできますが、ゼロにはできません。
人力で作業を行っている以上、ミスが起こる可能性はあります。
エクセルに限らず、手動で入力して管理をする場合は、人為的なミスが発生します。
ゼロにしたい場合は、自動で入力してくれるツールなどを利用してください。
入力が終わった後は、ミスが発生していないか確認することが大切です。
4. 情報セキュリティ上のリスク
外出先で名刺管理を行う場合は、情報が漏洩するリスクがあります。
パソコンの画面の覗き見を完全に防ぐことはできませんし、パソコンそのものを盗難される可能性もあります。
これらのリスクを回避するには、外出先で名刺管理を行わないことが大切です。
社内規則で外出先の作業を制限するのも効果的です。
名刺の情報が外に漏洩してしまうと、自社だけではなく他社に迷惑がかかる可能性があるため、注意しなくてはいけません。
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エクセル以外の名刺管理方法
エクセルでの名刺管理は便利な部分もありますが、不便に感じることもあります。エクセル以外に名刺管理できる方法がいくつかあります。
ここではエクセル以外の名刺管理方法を4つ紹介します。
1. 名刺スキャナ
名刺スキャナとは名刺をデータ化するツールです。
名刺管理ソフトが付属していることが多く、これを使えばスキャンをするだけで名刺管理が可能です。
しかし、スキャンの手間がかかってしまう欠点もあります。
名刺の数が少ないのであれば問題ありませんが、多くなるとスキャンにかなりの時間がかかります。
そして、スキャナを外に持ち出すのは難しいので、外出先で名刺管理ができないのも問題です。
また、スキャナの精度によっては情報が正しく読み取れないこともあるので、注意が必要です。
2. 外注
名刺管理を一括で外注するという方法もあります。
この方法であれば、手間はほとんどかかりませんが、継続的に費用がかかるという欠点があります。
また、外注先の情報管理によっては、名刺の情報が流出してしまう可能性もあります。
そのため、外注先がどのように情報管理をしているかを確認しなくてはいけません。
3. スマートフォンのアプリ
名刺を撮影するとデータ化できるスマートフォンのアプリがあります。
これを使えば、コストをほとんどかけずにデータとして名刺の管理が可能です。
また、どこでも写真撮影さえできれば名刺をデータ化できるため、外出先で名刺管理ができるという利点もあります。
しかし、スキャナ同様に名刺を1枚ずつ撮影するのはスキャン以上に手間がかかります。
複数の名刺を一度に撮影はできないため、時間も必要です。
管理する名刺の数が多い場合は、この方法で管理をするのは難しいです。
4. Webサービス
名刺管理のWebサービスを利用すると、手間を大きく削減できます。
さらにWebサービスには他の機能が付随していることも多く、名刺管理以外の作業効率も大幅に上昇します。
さらに不具合が起こったときにすぐに相談できるのも魅力です。
他のサービスと比べて、サポート体制が整っているのが特徴です。
名刺管理の方法で悩んでいるのなら、Webサービスの導入を検討してください。
名刺管理をエクセル行う場合は入力ミスやセキュリティに気をつけよう
エクセルでの名刺管理は便利ですが、注意しなければならない点もあります。
そして継続して使用していると、時間のロスが大きいという特徴もあります。
ロスをなるべく少なくするには、Webサービスなど管理が簡単なシステムを導入するのがおすすめです。
