古い名刺の山に悩まされていませんか？
個人情報漏えいへの不安を感じながら、SDGs推進の一環として環境に配慮した処分を求められている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、名刺のリサイクル可否から情報漏えいを防ぐ安全な処分方法、そして捨てるべき名刺の見極め方まで、詳しく解説します。
目次
名刺は古紙回収に出してリサイクルできる？
紙でできた名刺は、適切に処理すれば古紙としてリサイクルできる可能性があります。しかし、個人情報保護の観点から、そのまま古紙回収に出すのは避けるべきです。
名刺には氏名、会社名、役職、電話番号、メールアドレスなど、多くの重要な個人情報が記載されており、第三者の手に渡れば詐欺やなりすましなどの被害につながる恐れがあります。
そのため、名刺を古紙回収に出す場合は、シュレッダーで細断し、情報を読み取れなくしてから出すことが不可欠です。
ただし、シュレッダーにかけた紙の処分方法は自治体によって異なります。仙台市、八王子市、京都市、横浜市などでは古紙として回収していますが、杉並区、練馬区、横須賀市などでは可燃ごみとして扱われます。
また、事業活動にともなって排出されるシュレッダー紙は「事業系ごみ」として扱われます。
社内から出るシュレッダー紙の適切な分別方法を把握しておくことは、コンプライアンス対応として欠かせません。ただし、シュレッダーで細断しても、情報流出のリスクがゼロになるわけではありません。
より高度なセキュリティが求められる場合や、大量の名刺を処分する場合は、溶解サービスなどほかの手段も検討しましょう。
【注意】紙の種類や加工方法によっては古紙回収に出せないケースも
特殊な加工が施されている場合や、特定の素材が使われている場合は、古紙回収に出せないことがあります。
古紙再生促進センターの基準によると、ラミネート加工やコーティングが施された名刺、プラスチック素材や金属箔（金銀の箔押し）が使用されている名刺は、リサイクルの「禁忌品」とされています。
これらがリサイクル工場に混入すると、再生紙の品質低下や機械故障の原因となります。
その他、感熱紙、写真、シール、接着剤が付着したもの、油や食品残渣が付着したもの、水濡れやカビが生じたものも、古紙回収に出せません。これらの名刺は可燃ごみとして処分する必要があります。
判断に迷う場合は、住まいの自治体や古紙回収業者に事前に確認しましょう。
名刺の処分に注意が必要な理由
名刺は、氏名や会社名、役職、連絡先など、多くの重要な個人情報や企業情報が記載されています。これらを不適切に処分すると情報漏えいにつながり、個人と企業の双方に深刻な被害をもたらします。
個人では詐欺やなりすまし、迷惑メールといった被害が考えられ、企業では社会的信用の失墜やブランドイメージの低下、顧客離れ、さらには損害賠償や法的措置に発展する可能性があります。とくに取引先や顧客の名刺情報が流出した場合、損害賠償だけでなく、長年築いてきた信頼関係が一瞬で失われる恐れがあります。
また、名刺の処分には個人情報保護法の遵守が求められます。2020年の改正以降、ほぼすべての事業者が適用対象となり、名刺情報がデータベース化されている場合は法律上の個人情報として扱われます。そのため、企業は適切な管理と処分を徹底する必要があります。
社内で名刺管理ルールを整備し、従業員に周知徹底を図ることが重要です。正しい処分方法を組織全体に浸透させることで、企業の信頼性を守り、コンプライアンスを確保できます。
出典：個人情報保護委員会「個人情報保護法等」（https://www.ppc.go.jp/personalinfo/）
名刺の正しい処分方法とNGな捨て方
情報漏えいリスクを最小限に抑えるため、名刺は細心の注意を払って処分する必要があります。ここでは、正しい処分方法と避けるべきNG例を解説します。
正しい名刺の処分方法
まず、安全に名刺を処分するための具体的な方法を紹介します。
社内でシュレッダーにかける
名刺の処分においてもっとも一般的で効果的なのがシュレッダーです。クロスカット式は縦横両方向から細かくカットし、マイクロカット式を使用すれば復元がほぼ不可能になります。
細断後の紙片は、複数のゴミ袋に分けて捨てることで、復元リスクをさらに低減できます。手軽に実施でき、必要なときにすぐ処分できる点も大きなメリットです。
ハサミで細かく切る
シュレッダーがない場合は、ハサミで名刺を細かく裁断する方法があります。ただし、この方法は復元されるリスクが高いため注意が必要です。氏名や会社名、電話番号、メールアドレスなどの個人情報は、5mm角以下になるように切り刻むことが重要です。
さらに、裁断後に水に浸し、インクをにじませてから捨てると安全性が高まります。ただし、時間と労力がかかるため、大量の名刺処分には適していません。
廃棄業者に外注する
大量の名刺を効率的かつ高いセキュリティレベルで処分したい場合は、専門の廃棄業者に外注する方法が最適です。業者は個人情報保護法にもとづいた厳格な規定に従い、細断・溶解・焼却などの手段で確実に情報を抹消します。
外注を依頼する際には、必ず「廃棄証明書」を受け取ることが大切です。これはコンプライアンス対応や社内監査の証拠として重要な役割を果たします。
また、業者を選定する際には、プライバシーマークやISO27001といったセキュリティ認証の有無に加え、輸送や運搬の安全体制を確認しておくと安心です。
これはNG！よくない名刺の処分方法
名刺を間違った方法で処分すると、情報漏えいの観点から企業の信用を損なう恐れがあります。ここでは、避けるべき処分方法を紹介します。
ゴミ箱にそのまま捨てる
名刺をそのままゴミ箱に捨てる行為は、セキュリティ上のもっとも大きなリスクを招きます。悪意のある第三者によって不正利用される可能性が非常に高いため、必ずシュレッダーにかけるか、細かく裁断してから処分しましょう。
封筒や袋に入れて捨てる
封筒や袋に入れただけでは、情報保護としては不十分です。容易に開封されて情報が読み取られるリスクが残ります。名刺は、必ずシュレッダーで細断してから入れるようにしましょう。
ハサミで数回切っただけで捨てる
ハサミで数回切っただけでは、紙片が大きく、情報を簡単に復元できてしまいます。とくに、氏名と会社名が同じ紙片に残っている場合、個人を特定することは容易です。すべての個人情報を5mm角以下の小さな紙片にすることを心がけてください。
これらのNG行為は、悪意がなくても情報漏えいにつながる可能性があります。名刺処分は「情報を完全に読み取れない状態にする」ことがゴールであり、そのための手間やコストは必要な投資として認識すべきです。
社内研修などで正しい処分方法を周知徹底することが重要です。
名刺を捨てるかどうかの基準
名刺整理を先延ばしにしてしまう理由のひとつが「まだ使うかもしれない」という心理です。しかし、明確な判断基準がないまま保管し続けると、管理コストばかりが増大します。
たまった名刺を整理し、本当に必要な情報だけを効率的に管理するためには、捨てるかどうかの判断基準を明確にすることが重要です。
情報が古くなっていないか
企業では毎年組織変更や部署異動があり、名刺の情報も常に変わります。部署異動、役職変更、連絡先変更、退職などで情報が古くなった名刺は、積極的に処分すべきです。
古い名刺を手元に残しておくと、誤った連絡をしてしまったり、引き継ぎの際に混乱を招いたりします。年度初めや年末など、定期的なタイミングで名刺をチェックし、情報が古くなったものは処分する習慣をつけましょう。
定期的に連絡を取る相手か
1年間以上連絡を取っていない相手の名刺や、今後ビジネス上の関わりが期待できない名刺は、処分を検討するよいタイミングです。
思い切って不要な名刺を捨てることで、本当に価値のある人脈が明確になり、効率的な人脈管理につながります。必要な名刺を探す時間も短縮され、重要な取引先へのフォローアップもスムーズになります。
名刺管理ツールにバックアップ済みか
名刺管理システムやアプリで名刺情報がデータ化されていれば、物理的な名刺を保管する必要性は大幅に低減します。データ化により保管スペースの削減、高速検索、紛失リスクの軽減といったメリットが得られます。
ただし、データ化後すぐに処分するのではなく、スキャンした情報の正確性、バックアップの確認、法的・社内規定上の保管義務の有無を慎重に確認した上で処分を検討しましょう。
管理コストを削減！オンライン名刺とは？
紙の名刺の管理や処分という課題を根本的に解決する選択肢として「オンライン名刺」が注目されています。オンライン名刺とは、電子化・データ化された名刺であり、QRコードやURLを用いて情報を交換するサービスです。
オンライン名刺のメリットは多岐にわたります。印刷コストや保管場所が不要になり、紙資源の節約による環境負荷軽減（SDGs推進）にも貢献できます。名刺切れの心配がなく、時間や場所を選ばずに即座に名刺交換が可能です。
交換した名刺は自動でデータ管理され、検索機能で必要な情報に素早くアクセスできるため、業務効率が大幅に向上します。名刺情報の変更・修正も容易で、常に最新の情報を共有できます。
もちろん、通信環境に依存するなどのデメリットもありますが、紙名刺の管理・処分にかかるコストと手間を大幅に削減できるオンライン名刺は、今後のビジネスシーンにおいて重要な選択肢となるでしょう。
一方で、対面での名刺交換や紙の名刺が必要な場面もまだまだ存在します。
プリントバーンでは、高品質でコストパフォーマンスに優れた名刺印刷サービスを提供しており、少量から大量印刷まで柔軟に対応可能です。WEB発注で名刺発注フローが効率化し、当日17時までに発注いただければ翌営業日には印刷・発注が可能です。
オンライン名刺と紙名刺を状況に応じて使い分けることで、あらゆるビジネスシーンに最適な形で対応できます。
まとめ
名刺は大切な個人情報であり、適切に管理・処分することで、情報漏えいリスクを防ぎ、企業の信頼性を守ることができます。シュレッダーでの細断や廃棄業者への外注など、適切な処分方法を選択することで、個人情報を守りながら環境にも配慮した処分が可能になります。
また、定期的に名刺を整理し、情報が古くなったものや連絡を取っていない相手の名刺は処分することで、本当に必要な人脈に集中でき、業務効率も向上します。
プリントバーンは、7,000社以上の導入実績を持つWEB名刺発注システムです。スピーディーかつ正確な校正と発注までの作業をすべてWEBのシステム上にて完結するシステムで、名刺作成における管理業務を効率化し、コスト削減にも貢献します。
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