商談や会食の際に名刺を忘れたり、入社したばかりで名刺の支給が間に合わなかったりして名刺交換できないと、相手に悪い印象を与えるのではないかと不安になるでしょう。しかし、名刺を渡せないときでも、きちんと対処すれば悪い印象を与えずに済みます。
本記事では、名刺をもらうだけの状況を避けるために、考えられるケースを紹介し、悪い印象を与えない対処法を解説します。また、面接で名刺を渡されたときの対処法も紹介するため、ぜひ参考にしてください。
名刺をもらうだけになるケース
ビジネスの場で名刺を渡されたにもかかわらず、自分の名刺を渡せず、もらうだけになるケースにはどんな状況が考えられるのでしょうか。
もらうだけになるケースを避けるために、考えられる状況をみていきましょう。
名刺を忘れた
商談や会食など名刺交換の予定があるときに、名刺を忘れてしまうと、もらうだけになってしまいます。
名刺交換はビジネスの基本になるため、もらうだけになってしまうと相手に仕事の能力が低いと思われたり、相手の会社を重要視していないと思われたりする可能性があります。商談の最初の段階で相手に悪い印象を持たれてしまうと、商談をうまく進めるのが難しくなるかもしれません。
そのため、ビジネスの場では名刺を忘れないように気をつけましょう。また、名刺を忘れてしまったときのために、手帳や財布などに予備の名刺を入れておくことをおすすめします。
万が一忘れてしまった場合は、名刺を忘れたと伝えると相手に悪い印象を与えるため「名刺を切らした」と伝えて謝罪しましょう。
名刺を切らした
商談が続くときや会食で思った以上に名刺交換した場合などには、名刺がなくなってしまうことがあります。
名刺を切らしてしまった場合も、相手に「仕事ができない人」「自社を軽んじている」といった悪い印象を与えかねません。名刺がどのくらい残っているか、確認を怠らないようにし、残りが少なくなる前に発注しましょう。
また、名刺入れ以外の場所にも予備の名刺を入れておくと、想定した以上に名刺交換が続いたときにも安心です。
名刺を受け取っていない
名刺の支給がない場合や入社して間もないため名刺の支給が間に合わないときは、名刺をもらうだけになるケースがあります。
どちらの理由であっても、名刺が渡せないと相手に悪い印象を与える可能性は否定できません。名刺の支給が間に合っていない場合は、正直にまだできていないことを伝えて謝罪しましょう。
名刺が支給されない会社の場合は、名刺交換の機会があまりないとしても自分で名刺を作成して備えておくと安心です。
デジタル名刺を使っている
紙の名刺ではなく、URLやQRコードを共有するデジタル名刺を使っている場合、紙の名刺を渡さないため、もらうだけになることがあります。
デジタル名刺は、オンライン会議で名刺交換できることや情報の更新がしやすいこと、社内で情報共有がしやすいことがメリットです。
これらの理由から、近年デジタル名刺を使う人が増えていますが、相手が機器に慣れていない場合や紙の名刺交換にこだわりがある場合など、デジタル名刺を受け取ってもらえないこともあります。
デジタル名刺を使っていても交換できない相手がいることを想定して、紙の名刺も用意しておくとよいでしょう。
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
名刺をもらうだけのときの対処法
自分が名刺を持っていないときに名刺交換することになり、もらうだけになったとき、対処法によっては悪い印象を与えずに済みます。
ビジネスの場で相手に悪い印象を与えないために、もらうだけになったときの対処法を確認しておきましょう。
事情を説明して謝罪する
まずは名刺が手元にない理由を説明し、謝罪します。名刺が手元にない理由が名刺を忘れた場合や名刺が支給されない場合は、正直に答えてしまうと印象が悪くなる可能性があるため「名刺を切らしている」と説明することをおすすめします。
名刺を忘れた場合などは「名刺を切らしている」と伝えるほうが無難ですが、デジタル名刺しか持っていない場合は、事実をそのまま伝えたうえで丁寧に説明しましょう。
口頭で名乗る
名刺をもらうだけのときは、口頭で自己紹介をします。ただ名刺を受け取るだけで自分の身分を明かさないのは失礼にあたるため、必ず名乗るようにしましょう。
その際、名前を名乗るだけでなく、会社名と部署名も必ず伝えます。
名刺を受け取る
自分の名刺を渡せないときでも、相手の名刺は必ず受け取りましょう。受け取るときは「頂戴いたします」と一声添え、必ず両手で受け取り、名刺に書かれた文字が隠れないように名刺の端を持つようにします。また、名刺を胸より下にさげないように気をつけて扱いましょう。
そして、その場で相手の名前・社名・部署名を読み上げ、読み方に間違いがないか確認します。
もらった名刺は名刺入れの上に置いて、商談が終わるまでテーブルの上に置くのがマナーです。デジタル名刺の利用や名刺の支給がまだの場合であっても、名刺入れは用意しておくとよいでしょう。名刺入れがない場合は、そのままテーブルの上に綺麗に置いて商談をします。
商談が終わったら、名刺はクリアファイルか手帳などにしまいます。折り曲げたり汚したりしないよう、ポケットや財布にしまうのは避けましょう。
アフターフォロー
名刺を渡せなかった場合でも、アフターフォロー次第で印象の悪化は防げます。
名刺をもらうだけのときは、ただ謝罪するだけではなく、後日郵送してよいかの確認を取ります。そして、お詫びと感謝の言葉を記した送付状と一緒に早急に名刺を郵送しましょう。
次回会うときでよいと郵送を断られた場合は、紙に連絡先を書いて渡すようにし、次回訪問時に名刺を渡します。
【番外編】面接で名刺を受け取るケース
面接で面接官に名刺を渡されても、返す必要はありません。名刺交換とはビジネスの場で行われるものであって、面接はビジネスの場ではないためです。
そのため、面接で名刺交換するために個人用の名刺を作る必要もありません。
ただし、面接官が履歴書の職歴の確認のために名刺を求めるケースも稀にあります。離職前に面接を受ける場合は、万が一に備えて現職の名刺を持っておくとよいでしょう。
面接官から名刺を求められたときに現職の名刺を持っていない場合や、離職後で名刺がない場合は、転職活動中で名刺を持っていない旨を説明します。
また、名刺を持っていなくても受け取る可能性はあるため、名刺入れは持参しておくことをおすすめします。
名刺を渡されたときは、必ず立ち上がり感謝の言葉を添えながら両手で受け取ります。受け取った名刺は名刺入れの上に載せてテーブルの左側に置き、面接が終わるときに名刺入れにしまいましょう。
資料などを渡されてテーブルの上に置けないときは「失礼します」と断りを入れて、名刺入れにしまいます。名刺をもらったときは、面接後にお礼の言葉と面接で印象に残ったエピソードなどを添えたメールを送ると、面接官によい印象を与えられます。
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まとめ
名刺をもらうだけになったときでも、事情を説明して謝罪し、後日郵送するなど対処すれば相手に悪い印象を与えずに済みます。しかし、なるべく名刺を切らすことがないよう日ごろから確認することが大切です。
名刺は発注しても手元に届くまで時間がかかることが多く、部署や役職名が変わったときにはデータの書き換えに手間がかかることも少なくありません。
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