会社の裏方とも言われる総務の仕事は、非常に幅広いです。しかし、慢性的に人数が足りていないことも多く、効率的に業務が進められていないケースも多くあります。
そこで今回は、業務の効率化を実行するための方法やおすすめのサービスやツールなどをご紹介します。現状をしっかりと確認して課題を精査し、適切に対応していきましょう。
総務の業務効率化が難しい理由
総務は、多様な仕事を広い範囲で引き受けるため、効率化が難しいといえます。その理由として考えられるのは以下の4つです。
業務が属人化しやすい
総務の仕事は、いうなれば企業の裏方です。大企業の場合は、人事などと分かれた部署になっていますが、多くの中小企業では人事や総務などのすべてを一気に引き受けています。
それぞれの部署に分かれていない場合は、幅広い仕事を担うため、各業務の担当を決定して進めていることがほとんどです。担当制にすることで多くの業務をスムーズに進められます。
しかし、体調不良や休暇で担当者が不在になれば、業務を把握している人物がいなくなるという問題が生じやすくなってしまいます。引き受ける仕事が多くなれば担当制になり、属人化しやすく業務効率化はなかなか進みません。
慢性的な人手不足
多くの業務をこなしている総務は、慢性的に人手が足りていないことも多くあります。会社全体の人員に余裕がない場合は、ほかの部署が優先され、最小限の人数で業務を進めているケースも少なくありません。
また、業務内容を分けてそれぞれが担当していることの多い総務では、全体が多忙の際は、ほかのフォローにつけないといった状況も多いでしょう。仕事量と人員の釣り合いが取れていないのは、総務においてよくある課題といえます。
明確な基準で評価することが難しい
基本的な仕事には何らかの目標があり、それに向けて業務を進めていきます。しかし、総務の仕事は目標の設定が難しく、はっきりとした基準や評価がしにくい点も、業務の効率化ができない理由のひとつといえるでしょう。
会社への貢献度や結果が見えにくいため、評価をするのが難しい部署です。裏方として見られるのも、この結果が見えにくい業務であることが関わっているといえます。
総務は、豊富な知識と臨機応変に対応できる力が必要であり、誰でも簡単に務まるわけではありません。しかし、頑張りを評価されにくいため、仕事へのモチベーションが保ちにくいといった問題を抱えていることも多くあります。
業務範囲が多岐にわたる
業務の範囲が広いことも効率的な仕事ができない要因のひとつです。総務には、備品管理や書類の作成、社内のイベント企画などさまざまな業務があります。
会社によっても異なりますが、仕事の範囲をしっかりと分けられていないことが多いです。そのため、業務の範囲が広がってしまうことも多く、作業量が大きくなるケースも少なくありません。
また、大企業以外では、人事などの仕事も任せられる場合があります。このような場合、1人が担当する仕事量や範囲が広くなるだけでなく、ミスをしないようさらにプレッシャーがかかってしまうでしょう。
総務の業務を効率化するメリット
業務を効率化することでたくさんのメリットが得られます。ここでは、主に3つをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
適切な人数で業務を回せるようになる
業務が効率化できれば、適切な人数で仕事を進められます。全体の把握が楽になるため、人材が不足している業務には人員数を増やすなどの対応が可能です。
業務全体が見えるようになれば、どの部分が足りていないかの判断がしやすくなるだけでなく、生産性を上げたい部分にさらに人員を増やすなどの戦略的な進め方もできるでしょう。
適切な人数で業務が進められれば、体調不良で休みになる人がいても慌てなくて済みます。また、退職といった突然の人材不足に陥っても、すばやく対応できるメリットがあります。
社員のモチベーションが向上する
業務がスムーズに進めば、社員のモチベーションも向上します。総務での業務内容は幅広く、作業量が多いため、常に時間に追われているといった状況も少なくありません。
ミスは許されない、社内からの評価は期待できないといった気持ちを抱えたまま、仕事をこなしている人がいるケースも多くあります。業務が効率的になれば、ただ闇雲にこなしていた日常的な業務から、戦略的な業務へと変えることが可能です。
戦略的な業務になれば、社内で大きな影響力を示せるようになり、社員のモチベーションも向上しやすくなるでしょう。経営全体を意識した業務が増えれば、やりがいをさらに感じやすくなります。結果として、退職率を下げられる効果も期待できます。
生産性が向上する
生産性が向上する点も大きなメリットのひとつです。業務の幅が広く多忙な総務では、常に目の前に仕事があるため、ほかのことに集中できないといった悩みが多くなります。
働きやすい職場づくりをしたくても、忙しいあまり取り組めないのが現状です。しかし、業務が効率化できれば、戦略的な業務に充てる時間も増え、結果的に生産性が向上しやすくなります。
いつも業務以外に使える時間が増えれば、会社の利益に貢献できることは何かということも考えられ貢献できるような業務に取り組むこともできます。そうすれば、社員のやる気もアップし、会社全体の生産性が向上するといえるでしょう。
総務の業務を効率する4つの方法
総務の業務効率化を目指すためには、課題を解決するさまざまな対策をとる必要があります。ここでは、４つの方法をご紹介します。
業務内容を可視化する
まずは、業務内容を可視化する方法です。総務内で、どの業務を誰が行っているのかを見えるようにします。一覧になどにして情報共有をすれば、それぞれの進行度合いが確認し合えるようになるでしょう。
業務内容が可視化されれば優先度も分かりやすくなり、スピード感を持って業務に取り組めます。また、業務の内容や量に応じて担当者を増やすなど、総務内の人員数のバランスも取りやすくなるでしょう。
業務のマニュアルを作成する
業務のマニュアルを作成することで、従業員のレベルが偏らなくなるため、業務の効率化につながります。しっかりとしたマニュアルがあれば、この業務は担当者しか把握していないといった状況を回避でき急な欠勤などにも対応可能です。
また、新人教育の際にもマニュアルは有効で、教える人によって偏りが出るということも少なくなります。担当者以外の従業員が業務をする際に、スムーズに対応できるよう作成した業務のマニュアルは、全員が見られる場所へ置いておきましょう。
加えて、業務内容に変更があった場合は、マニュアルも最新のものにすることも忘れないように注意してください。
アウトソーシングを活用する
業務の一部を社外へ委託するアウトソーシングを活用する方法もあります。とくに、伝票入力や備品管理といった一定の決まった業務は外部へ委託しやすいです。いくつかの業務を外部に任せられれば、人材や時間に余裕ができます。
アウトソーシングの活用は、社内のさまざまな課題解決につながる可能性が高まるだけでなく、その分野の専門家が業務を行うことで正確かつスピーディーな作業が期待できるでしょう。
ITツールや便利なサービスを活用する
タスク管理やペーパーレス化ツールといった業務の効率化に有効なサービスを活用するのもひとつの方法です。現在では、ITツールや便利なサービスが非常に多く存在しています。
簡単に導入できるものも多いため、自社にあったツールやサービスを探して活用を検討してみましょう。その際は、それぞれの特徴をしっかりと理解して選択することが重要です。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールを活用している会社は多く、会話形式でメールよりもコミュニケーションがとりやすい点が大きな魅力といえます。1対1のチャットだけでなく、チームごとにグループチャットができるため、意見交換だけでなく情報共有もしやすいでしょう。
また、ビジネスに適した機能やサービスが充実していることが多く、セキュリティもしっかりしています。ビジネスチャットツールは、会話の履歴が残ることや、パソコン以外にスマートフォンからも連絡ができるため、活用しやすいツールのひとつといえます。
ペーパーレス化ツール
現在でも多くの会社で使われているのが、紙の書類です。しかし、紙の資料や書類はどんどんと増えていくばかりで、探すのが大変だったり保管場所が足りなくなったりといくつかの問題があることも少なくありません。
このような問題を解決するためには、紙ベースの書類や資料をスキャンして保存するペーパーレス化のツールを活用しましょう。ペーパーレス化は、出先からもチェックでき、すべてのやり取りをオンライン上で行うことも可能です。保管や探す手間だけでなく、スピーディーな業務につながるといえるでしょう。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールを活用すれば、給与計算に必要な労働時間をデータとして管理できます。タイムカードから勤務時間を拾って表にまとめたり、休日などを考慮して労働時間の計算をしたりするのは、非常に手間のかかる作業です。
勤怠管理ツールは、給与を計算するシステムとつなげることで、簡単に従業員の勤務時間や休暇の管理が可能となります。また、外出先から打刻するなど使いやすくもなるため、従業員にとってもメリットが大きいでしょう。
チャットボット
チャットボットは、問い合わせに対応できるツールです。よくある質問など分類ですれば、すぐに知りたい情報を提供できるため、総務まで問い合わせをすることも少なくなります。
問い合わせが多ければ、対応に追われてほかの業務がストップしてしまいます。ちょっとした社員からの問い合わせにはチャットボットで対応できるよう、検索を簡単にしたりアクセスをしやすくしたりすることも重要です。
受付システム
受付の業務は、システムを活用することで無人化できます。来客が多くない企業であれば、受付に人手を割くのはあまり効率的ではありません。受付システムを導入すれば、来客の対応や電話の取り次ぎといった業務をすべて任せられるため、人員の確保にも有効です。
クラウドストレージサービス
オンライン上にデータの保存ができるサービスをクラウドストレージサービスといいます。社内におけるサーバーの管理が必要ではなくなるため、導入などのさまざまな手間をかけずに済みます。また、データへのアクセスも簡単に行え、外出先からでも確認できる点も大きなメリットといえるでしょう。
名刺発注サービス
名刺発注サービスを活用することも、業務の効率化につながります。営業担当などは、名刺が無くなれば総務や人事に作成を依頼することが一般的です。
しかし、場合によっては名刺の発注依頼が重なって総務の業務負担が増えることもあります。業務に追われていれば、すぐに名刺の発注ができないというケースもあるでしょう。
このように、すぐに名刺が必要でもスピーディーに用意できないケースも少なくありません。名刺発注作業の負担を軽減するには、サイバーネットのWEB名刺発注サービス「PRINTBAHNⅡ」がおすすめです。
「PRINTBAHNⅡ」は、名刺発注フローを効率化して、無駄な作業時間とコストをカットしてくれます。総務に依頼しなくても、社員一人ひとりが発注をかけられるサービスなのも魅力的です。
「PRINTBAHNⅡ」であれば発注までのすべての作業がシステム画面上で完結し、大幅な作業時間とコストの削減を実現できます。ソフトも専門的な知識も不要なので、簡単に名刺発注の課題を解決してくれます。
業務効率化を実現するプロセス
業務効率化を実現するためには、以下の4つのプロセスを踏むことを意識しましょう。
現状の課題を把握する
まずは、現状の課題を調べて把握することが重要です。そのためには、総務における業務すべてを棚卸ししなければなりません。
すべての業務を精査すれば、1人の担当者に任せっきりで、もしも急な休みになれば誰も代わりができないなど、今まで気づかなかった課題を発見できる可能性が高まります。
改善計画を立てる
次に、改善計画を立てていきましょう。業務で改善すべき点が見つかったら、そのような対策をするか、優先度合いやコスト面も合わせて計画していきます。
重要なのは、課題解決だけを考えず、コストのバランスもあわせて重視することです。また、業務のスケジュール管理にも着目し、大幅に時間がかかっているところはないかなどもチェックしていきましょう。それぞれの作業時間なども考慮して改善計画を立てるとスムーズです。
改善策を実行する
しっかりとした改善計画ができたら、次考えた改善策を実行します。優先するべき課題から取り組んでいくと効果が出やすくなります。
また、改善できているということが社員にも伝わりやすくなり、モチベーションのアップにもつながるでしょう。小さなことでも少しずつ結果が出れば、より大きな改善へと進めていけるようになります。
改善策の効果を測定・検証する
改善策を計画して実行するだけで終わりではありません。実行後は、改善策にどれだけの効果があったかしっかりと測定や検証をするようにしましょう。
数値で測定したり、社員の意見を聞いたりとさまざまな結果の収集は非常に重要です。もしも、改善がされていない場合は、また新たな施策を行う必要があるからです。
業務改善計画が一度で結果が出ないというケースも少なくありません。抱えている問題を解決するためには、計画と実行、効果の測定を繰り返してブラッシュアップしていく必要もあります。
業務改善を行う際の注意点
業務改善を行う際、メリットだけしかないというわけではありません。実行するためには、いくつかの注意点もあります。
たとえば、ツールやサービスを導入すると金銭面でのコストが増えます。また、使い方などを把握するためにはある程度の時間も必要です。
導入するツールによっては把握が難しいものもあるかもしれません。業務の効率化のためには、簡単でスムーズに運用できるものをしっかりと選択することも重要です。
また、導入したツールやサービスが自社に合わない、定着しないという可能性もあります。導入前には、各社員にメリットを説明しておくなどの準備も必要といえるでしょう。
メリットを伝えておけば、社内全体で目的を共有することも可能となります。全員で業務改善に取り組めるようになるため、目的の共有はしっかりとしておきましょう。
名刺における個人情報の取り扱いとは？安全かつ適切な管理方法について
名刺における個人情報の取り扱いとは？安全かつ適切な管理方法について
総務業務の効率化を実現する方法とおすすめサービスを紹介しました。次にこちらでは、名刺における個人情報の取り扱いについて、安全かつ適切な管理方法を解説します。個人情報保護の重要性を押さえて、ビジネスにおける信頼性を高めましょう。
まとめ
裏方として会社を支えている総務ですが、その業務は幅広く専門的なものも多くあります。しかし、慢性的に人員が足りない状態のまま業務を行っていることも珍しくありません。担当者しか業務をこなせないといった課題を抱えていることが多く、業務の効率化を実現したいと考えている企業は多いでしょう。
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